时间管理与工作效率剖析.ppt

* 把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站: 辦公桌如果面對窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場,也不會有人常常走過你面前,還可以有空間擺放其他辦公家具。 每天要用到的東西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時間。 * 不管理好自己的文件,你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。 * 5.進行充分的授權,將工作分配給部屬、助理或秘書。 * 找出哪些工作可以授權他人去做。 將工作交給能處理得最好的人。 信任對方,尊重對方。 清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。 授權不是推卸責任,你一樣要負起追蹤的責任。 * 秘書或助理不是花瓶,你應該和他們相互信賴,建立團隊工作紀律,發展出合作關系。 每天固定時間與他們討論工作內容,讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望,清楚知道你要什麼。 鼓勵他們分擔更多的責任,並允許他們發展自已的行事風格,可以做決定,而不是當你的影子。 給予充分的支持、認同與尊重。 * 成功的主管奉行兩個原則:在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定;直接向你負責的人應該提出答案,而不是問題。 * 6.活用記事本管理時間 * 找一本口袋大小的記事本帶在身邊： 記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。 列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。 把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。 隨時記錄一些新想到的做法。 達成的項目就割掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。 * 　　　像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。 * 7.運用有效的方法取得資訊。 * 如何在短時間內得到最多的資訊？ 在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。 不斷的學習如何加快閱讀的速度。 與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。 養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。 養成在等待的時候閱讀的習慣。 要求部屬在文件上做摘要。 * 鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。 閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。 先讀標題。 讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。 想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。 * 　　　有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。 * 8.改變拖延的習慣，即時行動。 * 終結拖延的六個方法： 問自己：現在最重要的是做甚麼？而非問：我現在最想做甚麼？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有甚麼就做甚麼。 找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。 設定誘因激勵自己準時不拖延。 * 　　 無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。 * 9.技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。 * 儘量少在自己的辦公室接待訪客，最好使用訪客接待室。 開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。 不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。 坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。 可能的話，明確的時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。 儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。 說些暗示性的話，例如：「我想這就是結論吧！」「我很感謝你來看我。」等。 * 　　選擇時間就是節省時間。 * 10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。 * 運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做運動。 縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。 養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。 定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。 錯過鬧鐘、找不到車輪匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。 無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。 * 　　忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。 * 節省時間的十個妙方 事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍這效。 分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。 找出自己最有效率的時段以安排工作內容。 組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。 活用記事本管理時間。 運用有效的方法取得資訊。 改變拖延的習慣，即時行動。 技巧的對待訪