会议沟通.ppt

网络上流传一段“开会顺口溜” 开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会；有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推；上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；每周部门会，季度开大会，下班不能走，还要开晚会；有人忙协调，有人打瞌睡，有人瞎附和，有人紧锁眉；发言缺准备，听来活受罪，扯东又拉西全凭一张嘴；台上说什么，只听不领会，手机不时响，怎还不散会…… 【例子】：总裁办公会怎能这样开？ 开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？ —— 摘自《中外管理》 9/2000，作者：石言  讨论1 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限； 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程； 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。 启示？ 你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？ 根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。 优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做 当今会议面面观 本章主要内容 会议概述 会议效率不高的原因及解决方案 会议准备 本章重点： 会议组织、会议组织的实用技巧 本章难点： 会议组织的实用技巧 第一节 会议概述 一、会议的含义 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议：会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 二、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其它沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 三、会议的目的 1、开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2、传达信息 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其它部门的相关信息。 3、监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 4、达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 5、资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 6、开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 7、激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 8、巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，