2017年民国档案数字化项目招标需求.doc

2017年民国档案数字化项目招标需求 一、项目概况 项目建设内容包括两项。第一项内容是对馆藏2848卷民国档案，进行数字化全流程加工，包括：数字化前整理——数字化扫描加工——数字化成果编目著录等流程。第二项内容是规范整理已完成文件级编目的2432卷民国档案数字化副本，包括机读目录的补充、校对和修正，图像质量检查、补扫、数据重新挂接等。投标人负责提供项目实施所需软件、现场设备和技术人工服务，项目所需场地由采购人提供。 ★项目工期要求：本项目自签订合同后220个工作日内完成。 ★其他要求：根据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》要求，投标人的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。投标人在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。 二、档案全流程整理和数字化加工主要技术要求 民国档案全流程整理和数字化加工主要分为档案借卷出库、档案拆卷、档案修裱、档案分件、组卷和分卷、编页、档案数字化前处理质检、档案扫描、图像处理、图像质检、档案编目、目录质检、档案装订（还原）、监理质检、档案归还入库、档案数据移交16个环节。技术要求按照《广州市档案馆馆藏民国档案全流程整理和数字化加工操作规范》执行，主要包括： （一）档案借卷出库 1.由承建方档案管理员根据工作进度制定调还卷计划，并经项目经理、馆方数字化专责小组项目管理人员、监理三方确认后实施。按批次从馆方领取档案并填写《民国实体档案出入库交接表》，表内需列明所需调档案的全宗名称、全宗号、目录号及案卷号、卷数、批次等。 2.承建方档案管理员将《民国实体档案出入库交接表》按批次向馆方库房管理人员递交（馆方项目管理人员和监理现场监督），逐卷逐册核对该批次档案的数量，清点核实登记无误后在《民国实体档案出入库交接表》上签字。 3.从库房门外运送至档案加工区过程中承建方档案管理员应双人一前一后押运，严防档案掉落、丢失。运达数字化加工现场后，承建方档案管理员应逐卷清点上架存放至加工现场配备的档案加工实体周转柜，按照《实体档案管理规定》（承建方自行制定）的要求管理好档案。 4.数字化加工档案领取后由承建方档案管理员统一存放在加工现场的周转档案柜中管理，确保实体档案在数字化加工过程中的安全。数字化加工各岗位逐卷领取档案开展工作，并同时填写《民国档案全流程整理和数字化加工流程单》。承建方档案管理员须监督各工作人员，各岗位工作台上不得堆放档案，加工完毕或每天工作结束所有档案必须入柜上锁存放，必须检查工作台面和周边地面，特别是扫描岗位，必须对扫描仪进行检查，防止档案遗落。 （二）档案拆卷 拆除装订物能够复原的档案，可拆除装订物进行数字化，如大头针、回形针等拆除装订物应注意保护档案实体不受损害，后续装订尽可能按原装订孔装订。 拆除装订后无法复原的档案（如已装订成册的书籍等），应通过选择适合的扫描仪及进行后期图像处理等方式，严禁拆除档案原有装订或包装、破坏原有形制。 （三）档案修裱 1.档案修裱负责人根据《需修复民国档案交接清单》（附表3）与档案管理员进行对接，在双方及监理方签字确认后方可将档案调出加工现场送修。 2.档案修裱用纸应选择与档案原件纸张颜色、质地、厚度、强度相同或接近的手工纸张。成纸纤维要长而细密，分布均匀，纸性强韧柔软。 3.修裱所用粘结剂采用小麦淀粉制作的浆糊，修裱应具有可逆性。 4.档案揭砖主要使用干揭和湿揭两种方法。干揭法适用于粘结不太严重，页与页之间粘结不紧密或是字迹遇水易洇化退色的档案。湿揭法适用于粘结比较紧密，字迹遇水不洇化不退色的档案。 5.档案托裱采用手工托裱，包括湿托和干托两种方法。湿托适用于字迹遇水不洇化、不扩散的破损档案。干托适用于档案字迹遇水洇化扩散的档案，也可根据档案实际情况采用飞托和腹托。 6.修复时字迹拼接要准确，最大程度的保持档案字迹、印章等原有信息拼接准确、完整，修复后的实体档案须平整无褶皱。 7.折叠档案要按照档案原有形制进行折叠，不得随意更改折痕。 8.修复后档案应进行个人自检，不得出现排错或装错现象。 9.不得丢失档案原有信息和附着物，不得人为伤害档案。 10.遇到超出个人修复能力的破损档案，应及时上报协调解决。 11.修裱、修复的所有操作均须遵循上述基本要求，且须符合《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）、《档案抢救与修复相关规范第3部分：档案抢救修复技术质量要求》的规定。 （四）档案分件 　1.原则。一事一件，即能够满足著录所需要的全部项目，独立的表达一个主题或事由；以同一卷宗内具备紧密联系的文件为单位，既可以是单份文件，如通知、公告、议案、计划、章程等；也可以是文件组合，如来文和复文，转发文和被转发文。使用组合文件，是为了避免文件条目膨胀，提高著录与检索效率。 操作规范 （1）按照档案文件的来源（责任者）、事由（主题、问题）、形成时