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远程会议的设备检查 选择承办视频会议的电信服务公司。远程会议筹备方案拟定后，应预先了解能够为远程视频会议提供电信服务的公司，并与之联系，深入了解对方的业务范围、服务方式、收费情况等，并提前一周与电信服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：此次会议的日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名和号码等。 设置并检查会场信息传输设备。视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。会议期间要有值班维修制度，及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行。 提前寄发文件。会议上要审议的文件、会议程序、议程以及有关信息，会前通过传真或电子邮件传给与会者。以便他们有时间准备会议讨论。 三、会议设备的维护 由于视听设备比较昂贵，因此有必要派专人负责会议视听设备的使用和安全工作，包括登记设备的出入、正确操作设备以及在会议前后保证设备在会场中的安全。 例行维护的工作范围是：视听设备使用前检查全部电源，将需要用到的耗材准备好，认真填写设备使用操作记录，操作过程中出现异常现象时，要作详细记录，并及时进行维修。 工作人员还应准备一些应急的设备配件，如空白磁带、彩色粉笔、钟表、保险丝、贴纸标签、空白透明幻灯片、空白录像带、备用灯光及一些基本工具（如十字螺丝刀、一字螺丝刀、开口钳、锤子、装有新电池的手电筒）等。 四、会议设备的调试 在需要使用视听设备的会议之前，有必要对多媒体投影、电子白板和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，人们可能会发现讲台、灯光、投影机等需要重新布置等类似问题。 在布置会场之前，人们还需要弄清会议中电源插座的位置，因为安装设备时可能需要一些额外的接线。经过精心的策划，人们可以在布置会场时尽量减少地面的接线。先进的技术使视听设备比从前要求更多的电力，会议承办者可以就使用多媒体设备时电流的类型和电量与会议地点的人员协商。 摆放会议设备要充分考虑到会议场所空间。每个会场都有其自身的特点，在使用视听设备的时候必须被充分考虑。有柱子的会场通常被认为不适合使用视听设备。 设备使用和维护人员在使用之前，应仔细阅读“使用说明书”，熟悉机器的构成及可拆卸部件，使用时则要严格按照“使用说明书”的要求进行操作。 第十章 会议的主持人和发言人 一、会议主持人主持会议的技巧 秘书主持团队小型会议应善于营造和谐气氛。当严肃与害怕弥漫在会议中时，参会人员就很难畅所欲言。要鼓励参会人员发言，主持人除了应尽可能少发言、避免暗示何为其偏好的意见外，更重要的是要营造和谐的气氛。当参会人员的发言流露出批评和不满时，主持人要避免露出不悦或接话反击，否则就很难让会议有和谐的气氛。 主持会议要坚持按照会议议程进行。议程是让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在讨论每个议题告一个段落时，检查有无该议而未议的地方。另一方面，也让与会者对会议流程有清楚概念，可避免讨论失去控制。主持人要正确总结讨论内容。在会议进行时，主持人有必要在讨论每告一个段落时，将结果做一次总结。总结完毕后，主持人再宣布下一个阶段的讨论。总结的目的也是使会议能照既定的方向进行，并避免忽略任何有建设性的意见。 主持人要善于引导发言者解释令人困惑的发言。有些发言者可能不善言辞，或喜欢用专用名词，发言内容常常让人一头雾水，令其他参会人员只能“臆测”，这种情况常常使发言原意被扭曲。因此，当主持人发现有让人困惑的发言，而又没有人提出质疑时，就应立刻对此人做出回应，要追问到当事人能把确切的意思讲出来为止。 一、会议主持人主持会议的技巧 主持人要尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况。有时少数人的意见会在日后被证明才是对的。主持人要使参会人员了解到，即使不同意他人的看法，也要尊重他人发言的权利。主持人的工作就是要在当少数人意见被压制时，尽可能让他们多发言。毕竟少数人所提出的反向思考，有时对提高决议质量很有帮助。 主持人要减少与议题无关的争辩与讨论。无关的争辩指的是，发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的，这样就会产生不必要的争端。当这种情况发生时，主持人要立即打断他的发言，说明其争辩的内容与讨论无关。但是若其争辩的内容没有离题，则可鼓励继续辩论下去，因为这样反而对于了解议题的优劣有正面帮助。 主持人还要善于在会议进行过程中保持中立态度。其职责应是尽力协助参会人员以客观态度议事，而不是暗示参会人员何者为其满意的意见，因此，主持人在主持人和发言中要坚持客观中立的态度，不要掺杂个人意见。 二、会议主持人如何控制会议进程 会前控制的主要内容：明确会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应