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标点符号 括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程 度予以说明 ?? 《XX市人民政府住房公积金管理办法（试行）》 省略号 引文的省略 列举的省略 说话断断续续 不要与“等”、“等等”一起用 商务公文写作四 公文处理 公文处理 ?? 发文办理指以机关名义制发公文的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。 ?? 一、公文处理工作内容 ?? 二、公文处理工作的基本要求 ?? 三、公文办理工作程序 ?? 四、公文日常管理有关规定 公文处理 一、公文处理工作内容 ?? 公文办理：收文和发文管理 ?? 公文管理：收集、利用和归档管理等。 二、公文处理工作的要求 ?? 基本要求公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效、做到及时、准确、安全。 公文处理 四、公文管理的有关规定 ??（一）公文要实行统一管理 ?? （二）翻印上级公文，需本部门领导同意，并注明相关项目。 ?? （三）传递秘密公文，要有保密措施。 ?? （四）复印件作为正式公文使用，需加盖证明章。 ?? （五）部门撤并、人员变化时，公文要做相应的处置。 ?? （六）不具备存档价值的公文，经批准，应定期销毁。 公文整理 公文整理是公文处理的最后一个环节 一、公文整理的含义及整理原则 （一）是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 对公文整理的含义可以从以下方面理解： 1、必须是办理完毕的公文才能进行整理 2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。 3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。 公文整理 （二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 对公文的原则可以从以下方面理解 1、遵循公文形成规律 2、保持公文之间的有机联系主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。 3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。 4、便于保管和利用。 公文整理 二、公文整理工作的组织实施 （一）确定归档范围要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。 （二）确立整理方式即公文整理在哪个部门进行。 集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。 分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。 集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。 公文整理 （三）公文整理注意的问题 1、本单位形成的是重点； 2、保证齐全完整； 3、加强登记； 4、国家有关公文整理的规定。 * * * * * * * 列大纲 ?? 七分想，三分写 ?? 磨刀不误砍柴工 ?? 提炼想法，有了骨头不愁肉 ?? 建立合理次序 列出大纲的目的： 列大纲 利用大纲来有序的组织思路 提纲法 辐射法 列大纲 练 习 写一份搬迁办公楼的请示 关于搬迁xx楼的请示.doc 撰写初稿 ?? ?? 第六步 ?? 撰写初稿 层次结构 一鼓作气，如“冲刺” 冲出初稿后再修改 不要“十步九回头” 通过写出好开头找到感觉 写初稿的注意事项： 商务公文写作三 写作技巧－－ 如何使文章生动有效 情感指数 ?? ?? 技巧一 ?? 情感指数 情感指数 提到 的次数 提到自己或公司的次数 计算情感指数 减 对 读 者 的 关 注 程 度 情感指数 ?? 第二人称代词 ?? 第三人称专有词 ?? 读者姓名 ?? 对读者的暗指 增加情感指数： 读者为尊 ?? ?? 技巧二 ?? 读者为尊 读者为尊 非常感谢各位的努力工作，我们公司在10年度超过了预期的目标。 比较以下两种说法： 我很高兴地宣布，我们公司在10年度超过了预期的目标。 有效的反馈 ?? ?? 技巧三 ?? 有效的反馈 有效的反馈 正面反馈 反馈 负面的反馈 没有反馈 反馈的定义： ——沟通中，信息接收者向信息发出者作出回应的行为。 增加紧迫性 ?? ?? 技巧四 ?? 增加紧迫性 增加紧迫性 ?? 增强紧迫感 ?? 激发读者采取行动 ?? 专业性 ?? 商业化 时间敏感性 “今天下班前······” “1小时之内······” “今天下午3点是最后的提交时间。” “明天见面之前······” “2005年12月31日之前······” “合同生效之前······” 时间敏感性