协同办公OA的价值解析doc.doc

传统办公模式存在的问题? 工作流程 比如公司行政部、工程部、设计预算部等各个部门的各种审批文件办理在传统模式下的问题： 领导不在或出差造成纸质的审批文件不能办理，带来重复劳动、浪费大量的时间 审批文件太多，不能快速找到最重要需马上签核的文件 文件流程不规范、审批不按照管理制度执行 审批完的文件丢了或太多找不到 审批无法跟踪，申请人不知道流程当前办理到哪个步骤了 每个办理人那里花了多少时间不能记录和分析 领导无法主动了解公司目前协作状态 领导忙于审批，无法按照自己的时间计划工作 各种纸质表单的采购、打印、归档工作繁琐，办公费用成本高 信息（知识）管理 公司很多的重要资料如工程文件、招标书，通知、制度、新闻等发布及管理存在的问题： 重要文件都保存在员工电脑中，公司的知识信息不能共享 员工与文档一起跳槽 对文档的访问权限不容易控制 海量的文件造成文件分类和保存极为困难 电脑里面保存的文件因忘了文件名而无法找到 文件服务器乱，不能或者不方便检索海量的数据和文件内容 大量的重复劳动，工作效率低 文件版本缺乏控制，缺乏标准 文件系统缺乏科学、合理的文件分类体系 工作文件不方便统一管理和分发，也无法控制和监督数据文件分发后效果！ 沟通平台 每个月电话传真费用很高，一直控制不下来 员工内部交流的数据不能够保存在公司的平台，不能够实现共享 不想员工私人聊天，又不想员工不交流 公司内部文件的传递无法统一管理，权责不明 使用OA系统的好处? OA系统支持完全的移动性，将公司、各个工程上的全部人员都统一到系统中来。只要能够上网，在国外、其它城市、家里都能够办公，这样可以大大的提高整个公司的办公效率。 将公司信息迅速传达到目标人员 在OA系统中发布公司的通知、制度、新闻、办事指南，对每一条信息都设立查看权限，这样所要传达的任何信息都能迅速传达到各个部门。 公司积累了大量无形资产 公司的工程文件、制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全公司员工都可以共享，它是单位最宝贵的资产。 人是健忘的，也是流动的，我们培养一个人，让他成为骨干付出的代价和心血是昂贵的，他在成长的过程中有很多的经验、工作成果、失败的教训,好的工作方法与思想统统寄生在这个人身上，我们如果把这些东西都变成公司的、沉淀下来，共享给需要的员工将使公司的学习能力大大提高，从而节省成本。 OA系统提供的是一种工具，公司可以利用这个工具积累与沉淀公司的无形资产。 员工可以迅速找到自己需要的文档、资料 公司文件太多容易丢失或不容易找到，在OA里面直接输入大概的文件名或日期范围能够在几秒钟之内找到需要的文档。 公司的流程运行速度与效率可以大大提高，减少协作工作成本 传统的流程审批效率很低的一个重要原因是：申请人需要拿着一份申请人到处找领导签字，而领导如果出差或不在则文件无法办理，文件真正办理的时间很短，花了大量的时间协调、沟通、等待。 使用OA软件不受时间和空间的限制，只要能够上网，发出的文件能够立即收到，实现事务处理“零响应”，办理完毕即刻进入下一个办理人哪里，实现流程在各个环节之间的零传递时间。 在办理文件的时候，文件按类别、紧急程度自动归类，并提供了搜索功能，领导收到几十份文件，但可以立刻找到最紧急需要立刻办理的文件。 公司的流程得以规范、减少人为错误 使用OA软件可以规范流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。可以分析流程各环节办理效率 OA系统每个环节的办理时间、办理人、办理的具体内容都进行了保存和统计，这样通过OA系统对单位的办事效率一目了然，可以快速分析每个流程哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于快速把脉哪个部位流通不畅，作出治疗方案。 比如：通过流程可以实现在报销的金额如果2000以上必须经过总经理签字，2000一下部门经理签字即可，这样填写的流程会自动的做条件判断，将流程转到相关的人哪里。 重要信息的发布需要经过领导审批 在系统很多功能都应用了流程审批的功能，比如发布公司很重要的规章制度、重要的文件时必须经过相应的领导审批之后才能让公司的同事看到。 可以随时业务情况 实现实时的管理监控 Ellipticity of elbow pipes with diameters less than or equal to 150 mm must be not greater than 8% diameter of 200 mm or less shall not be greater than 6%. Wall thickness of the pipe wall thinning r