供应商扣款流程和规定案例.docx

供应商扣款流程和规定一、目的对海芙德建筑产品（上海）有限公司、海芙德建筑产品（天津）有限公司（以下简称本公司）之供应商在交货时产生不良后，相关赔偿责任处理、费用扣款的流程和规定。二、适用范围本规定所涉及的供应商包括所有为本公司提供生产用原材料、零组件、配件、辅助材料、耗损材料、制程用料、包装材料、生产及检验用机器和工具（含治具、夹具）、委外加工费、运费等供应商。三、供应商扣款项目1、品质异常——进料有瑕疵可让步接收，不退货但同意价格折让2、运输损耗——产品运输出现短缺、损坏、延期并有经济损失、遗失3、交期递延——本公司递延交货遭客户索赔系由供应商未按指定交期造成四、供应商扣款会签流程1、品质异常品质部厂长采购部供应商同意索赔金额?会签审核损失索赔通知书复核金额品质异常通知单（进料如涉及扣款需填建议数）Y回传相关部门协商解决N注：品质部需指定专人填写《品质异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。运输异常通知单2、运输损耗项目经理计划部厂长采购部供应商同意索赔金额?会签审核核对仓库发货情况及送货单签收表，建议赔偿金额邮件附照片和送货单签收表损失索赔通知书复核金额Y相关部门协商解决回传N注：计划部需指定专人填写《运输异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。交期异常通知单3、交期递延销售部计划部厂长采购部供应商同意索赔会签审核判断材料交期延误客户交期延误向我公司索赔损失索赔通知书审核金额Y回传N相关部门协商解决注：计划部需指定专人填写《交期异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。五、争议处理1、供应商与本公司对不良认定存在分歧时，可由双方寻找第三方独立机构进行认证，相关费用由错误方承担。2、第三方机构属地以接近本公司公司所在地附近为原则。六、费用扣款财务处理1、收货后账期付款发票已开：本次付款直接扣款，如长期合作供应商，再下次发票中少开对应金额；如非长期合作供应商则开折扣折让证明对原发票进行抵减后再付款。发票未开：按照抵扣扣款后的金额开具发票后付款。2、预付款后收货发票已开：如长期合作，要求下次发票抵扣该金额；若是一次性合作供应商，要求其退回货款，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序发票未开：如长期合作，发票直接抵扣该金额并要求退还货款；若是一次性合作供应商，要求其退回货款并补开发票，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序七、附件表单损失索赔通知书公司：本公司于 年 月 日向贵公司采购的下列货品： ，因贵公司产品 □品质不良□交期延迟□运输损耗，造成本公司蒙受元的损失。兹检附：□损失计算表 份；□品质检验报告 份；□本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印件共份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额， 敬请贵公司同意。□由其他货款中扣除□以现金支付顺颂 商祺！海芙徳建筑产品（上海）有限公司 采购部 年 月 日 回执海芙徳建筑产品（上海）有限公司：本公司同意因我公司□品质不良□交期延迟□运输损耗在采购合同金额里扣除元。公司公章年 月 日 海芙德建筑产品（上海）有限公司品质异常通知单（内部）编号：检验部门责任部门责任人项目名称项目编号异常工序进料□制程□成品□ 出货□产品名称产品图号检验单号检查日期异常状态 检验员： 日期：责任部门意见 主管部门： 日期：质量部门处理意见