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〈一〉文件级机读目录输入说明
〈一〉文件级机读目录输入说明
一、今易软件用户：
[一] 操作步骤：文书档案 → 文件级管理 → 订卷 → 录入（具体字段参考下面输入说明） → 保存（录入下一条按追加） → “每卷输入完毕后”转库
[二]文件级订卷管理数据库输入字段说明
1、文件档号：构造文件档号时按 […] ，具体格式如下。
格式：组织机构－保管期限－全宗号－目录号－案卷号－件号
保管期限：选择永久、长期、短期
全宗号：5位数，单位的代码
目录号：3位数
案卷号：6位数
件号：3位数，卷内文件的顺序号
2、题名：数字、符号均用半角，补充或缩写标题应用 [ ] 括起来
3、文件编号：联合发文有本单位参与的只填本单位文号，无本单位的只填第一责任者文号。年度以4位数字表示，并用[ ]括起来。
4、责任者：文件的发文机关或署名者。联合发文有本单位只填本单位，无本单位的只填第一责任者。
5、保管期限：文件存放期限，分为永久、长期、短期
6、时间：8位数，文件形成日期，例7、载体数量：文件纸质载体的页数，除阅办单外，其余均应计算
二、超星软件用户：
[一]建立“文件级目录”数据库：
档案管理 → 档案库管理 → 新建 → “文件名”[JNML] → “类型”[文书档案（文件级）] → “说明”[文件级目录] → “分类库文件名”[GWFLK] → 结构定义→ 确定 → 关闭
[二]“文件级目录”数据库录入：
1、档案管理 → 著录登记 → 将“文件级目录”点击成黑色 → 打开 →Ctrl+End 到最后一条 → 开始录入
2、录入完毕 → 显示 → 关闭 [或按快捷键小门关闭]
[三]数据库字段录入说明：
1、全宗号：单位的代码
2、目录号：
3、案卷号：
4、卷内顺序号：卷内文件的顺序号
5、文件编号：联合发文有本单位参与的只填本单位文号，无本单位的只填第一责任者文号。年度以4位数字表示，并用[ ]括起来。
6、题名：数字、符号均用半角
7、责任者：文件的发文机关或署名者。联合发文有本单位只填本单位，无本单位的只填第一责任者。
8、时间：8位数，文件形成日期，例9、页数：文件纸质载体的页数，除阅办单外，其余均应计算
10、保管期限：文件存放期限，分为永久、长期、短期
〈二〉案卷级机读目录输入说明
一、今易软件用户：
[一] 操作步骤：文书档案 → 案卷级管理 → 录入（具体字段参考下面输入说明） → 保存（录入下一条按追加） → “每卷输入完毕后”转库
[二]案卷级订卷管理数据库输入字段说明
1、案卷档号：构造文件档号时按 […] ，具体格式如下。
格式：组织机构－保管期限－全宗号－目录号－案卷号－件号
保管期限：选择永久、长期、短期
全宗号：5位数，单位的代码
目录号：3位数
案卷号：6位数
2、案卷题名：数字、符号均用半角，补充或缩写标题应用 [ ] 括起来
3、保管期限：文件存放期限，分为永久、长期、短期
4、起始时间：8位数，文件形成日期，例5、终止时间：8位数，文件形成日期，例6、文件件数：
7、附注：需要附加说明的情况
二、超星软件用户：
[一]建立“案卷级目录”数据库：
档案管理 → 档案库管理 → 新建 → “文件名”[AJML] → “类型”[文书档案（案卷级）] → “说明”[案卷级目录] → “分类库文件名”[GWFLK] → 结构定义→ 确定 → 关闭
[二]“案卷级目录”数据库录入：
1、档案管理 → 著录登记 → 将“案卷级目录”点击成黑色 → 打开 →Ctrl+End 到最后一条 → 开始录入
2、录入完毕 → 显示 → 关闭 [或按快捷键小门关闭]
[三]数据库字段录入说明：
1、全宗号：单位的代码
2、目录号：
3、案卷号：
4、案卷题名：数字、符号均用半角
5、起始时间：8位数，文件形成日期，例6、终止时间：8位数，文件形成日期，例7、文件件数：
8、保管期限：文件存放期限，分为永久、长期、短期
9、附注：需要附加说明的情况
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