对高校档案管理问题思考.doc

对高校档案管理问题思考 　　摘要：高校档案是高校的历史载体，是高校的教学总结，真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容，对学校具有重要的推进作用 关键词：高校；档案；思考 加强高校档案管理工作，对促进教育、教学、教研活动，推动学校自身形象建设，有着重大意义。但目前高校档案管理工作还存在着一些问题，需要各高校认真思考解决 一、高校档案管理中存在的问题 （一）学校对档案工作重视不够，档案工作薄弱 有些高校决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，档案工作在高校教育管理工作中地位不高，有的高校档案管理机构不健全，经费投入有限，档案工作人员数量严重不足，各级管理层面上的档案意识薄弱，归档工作缺乏细致的规章和严谨的程序流程，没有形成档案管理工作的科学体系和顺畅机制，致使档案工作处丁被动应付，档案管理仅仅停留在简单保存的粗放状态，档案工作人员地位不高而责任不轻、工作繁重，严重影响了档案工作的开展，无法进一步发挥档案工作各项功能。所建档案亦缺乏系统性和完整性，相对于教学科研等工作十分薄弱 （二）档案工作场所条件局限，制约档案工作发展 目前在很多学校档案工作的经费投入所占比例过少，档案办公条件不适应工作需要，很多高校没有实行库房、办公、查阅三分开，由于场所和人员有限，各类档案往往混杂一室，未能分类、专门化管理，档案规范性管理目标不阴确，导致档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高。档案现代化及档案保护设施配备不全，缺少扫描仪、复印机等硬件，甚至不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防盗、防火等条件要求。落后的工作条件、档案管理手段，严重制约学校档案管理工作的发展，亚待改善 （三）档案工作技术落后，档案信息化建设任重道远 虽然大部分高校的档案管理部门配置了计算机，但计算机远未实现远程查询服务等功能，有的仅仅用来打印人事档案目录、进行文件存?Γ?并未真正实现档案管理的信息化，不能快捷检索、调取并有效利用档案信息，档案管理很多操作还是采取人工进行，提供档案实体利用的手段为主，以网络为依托，进行档案信息传输的不多，检索体系不健全，没有形成完整的系统，严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。档案利用率不高，不能完全适应人们的利用需要，档案的利用现状与社会利用需求不相适应，与国家要求的档案管理信息化差距甚远 二、改进高校档案管理工作的对策思考 （一）提高认识，加强档案工作领导和制度规范 高校领导应以教育部公布的、高等学校档案管理办法、为指导，转变思想，加强对档案管理工作重要性的认识，加强对档案工作的领导，提高档案管理的地位。达到建立档案馆要求的高校应建立档案馆，其他未达到建馆条件的也要专门设立综合档案室。学校领导应经常过问档案工作，采取强有力的措施，帮助解决档案工作中的各种实际问题；健全和完善档案管理的规章制度，逐步建立和完善档案在收集、整理、归档、查阅、转递等方面的流程管理和制度细则，号召广大的教职工强化档案管理意识，促使档案的管理工作走向规范化和制度化轨道。实行责任制，层层落实档案工作责使高校档案工作健康发展，跟上学校快速发展的步促进教育事业发展 （二）加大投入，为档案工作提供良好的硬件保障 硬件建设是提高档案管理水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。高校应加大对档案工作的投入力度，给予档案工作必要的正常的工作场所，严格按照相关规定增添必要的设备，从硬件建设上提供有力保障，特别是要做到九防和三室分开，确保档案材料保管安全、利用方便，这既可以保证档案管理的安全性、科学化，同时又是对档案工作人员人身安全的保障 （三）加快信息化建设，提升档案利用价值 加快档案工作的现代化、信息化建设，实现档案电子化，采用更为先进的档案管理软件，加快档案工作互联网建设，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给校内和社会有关部门，提高使用利用率，提高服务水平，最大限度发挥档案信息的价值。此外，高校应加强对档案工作的宣传，重视人事档案等信息资源的开发和利用，可以根据时代发展需要，丰富档案信息，拓宽服务领域。如高校学生档案目前承载的信息量仍是计划经济体制下设置的，缺少个性特征，与用人单位的期望相差甚远。可以着重增加三方面的内容：增加信用档案、体现学生各方面能力的材料、建立心理档案。增加富有时代精神和时代需求的档案内容，可以为用人单位提供有效的信息，增强人们的档案意识，帮助人们树立利用档案的观念，提升档案利用的社会和经济价值，适应时代需求 三、结论 总之，高校档案工作是学校的重要基础工作之一，全面加强高校档案管理，促进档案管理尽快