第六章 word培训6.ppt

第6章 长文档编辑技术 6.7 审阅文档 在公司办公中，很多打印出的报告都需要经过上级批阅，提出相应的修改意见后，再进行修改。使用Word的文档修订功能进行审阅，不需要将报告打印出来，避免了纸张的浪费，所做的修改都在文档中体现出来，不会出现遗漏。 6.7.1　使用修订功能 步骤1 打开要修订的文档。 步骤2 切换到“审阅”功能选项卡，单击“修订”组中的“修订”按钮。 步骤3 打开修订功能以后，就可在文档中进行修改了，如图6-41所示，当我们将“本”字修改为“该”字时，Word自动将删除的内容“本”字以加上删除线并以红色显示，“该”字则以红色加下划线显示。 步骤4 对全文进行修改后，再次单击“修订”按钮关闭修订功能。 步骤5 接下来的工作就是对“修订”后的文档进行确认及更改。首先使用 、 按钮向前或向后查找修订，找到以后，Word会突出显示修订，如图6-42所示。 步骤6 接着就可以使用 按钮接受修订，或使用 按钮拒绝修订。接受修订后，删除的内容将从文档中自动消失。 图6-41　修订 图6-42　突出显示修订 6.7.2　插入批注 批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解，通过查看批注，可以更加详细地了解某些文字的背景。 在Word 2007中插入批注的方法很简单：选中某个需要添加批注的字符后，单击“审阅”功能选项卡上的“新建批注”按钮，然后在批注框中录入需要说明的文字即可，如图6-43所示。 若想要删除批注，可将光标定位在需要删除的批注框中，然后在“审阅”功能选项中，单击“批注”组中的“删除”按钮。 图6-43　插入批注 6.8　常用长文档处理技巧 6.8.1　快速定位到特定位置 除了可以使用“定位”对话框定位到指定的页、节、行等外，还可以使用下面介绍的几种方法来实现快速定位到特定页面。 1．文档结构图 文档结构图是一个位于文档窗口左侧的纵向窗格，在此窗格中显示了文档的各级标题。通过文档结构图不仅可以了解整个文档的结构，并可利用它在文档中快速定位到各级标题所在的页面。 “文档结构图”窗格中显示的内容由文档的标题样式决定，若文档中没有使用标题样式，Word将在文档中搜索与标题相类似的段落；若没有找到标题，“文档结构图”窗格将为空。 使文档结构图生效的前提是需要应用大纲标题1-9样式。 切换到“视图”功能选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选“文档结构图”复选框，此时，文档的左侧将出现“文档结构图”窗格，如图6-44所示。 图6-44 文档结构图 6.8.1　快速定位到特定位置 在这个窗格中显示了以下内容： 文档的各级标题：系统以不同的缩进值来区别不同的标题级别。 文档中光标所在处的标题：该标题呈反白显示。 展开或折叠标记：在标题的左端有一个方框，如方框内为符号“+”，表示该标题下还有未显示的低级标题；如方框内为符号“-”，则表示该标题下的低级标题已显示；如标题左端没有标记，则表示该标题下没有低级标题。 使用文档结构图可以进行以下操作： 在文档结构图中单击某个标题即可将光标定位到文档中的相应位置。 更改文档结构图的宽度。用鼠标指向窗格的右边框，当指针变为左右双向箭头时，向左或向右拖动调整大小。 6.8.1　快速定位到特定位置 2．缩略图 切换到“视图”功能选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选 “缩略图”复选框，文档的左侧即可打开“缩略图”窗格， 如图6-45所示。 此时，文档的每页将以小图片的形式显示在“缩略图”窗格中，单击对应的页面，文档将快速切换到指定的页。 3．快速定位到上一次编辑的页面 经常处理长文档的朋友一定会有这样一种感觉：对于一篇几十页甚至上百页的文章进行编辑或校对时，总要经过很多次修改。可是，每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”组合键，即在打开上次修改过的文档时，按下Shift键的同时，按下F5键，光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置。现在，你就可以继续你的修改工作。 图6-45　“缩略图”窗格 6.8.2　重复输入字符和图形 在Word中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。 对于插入的特殊符号也是一样。在刚插入的特殊符号后，按下F4键，一个同样的特殊符号就插入进来了。 重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文