中文Office 2003实用教程第2章 Word 2003的基本操作.pptVIP

2.4 制作新年酒会通知 在日常工作和生活中，经常需要编写数量较多但内容大同小异的信件，例如：会议通知、客户感谢信、结婚请帖等等。这类文档可以采用手工输入文字内容，然后再复制的方法完成。但是如果公司客户众多，或者是经常需要发送这类信件，那么对秘书而言是一个不小的工作量。此外，寄给每个客户的信件都要创建一个文档，占用的存储空间太多而且也不利于文件的管理。 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以完全解决上述问题，快捷地制作出所需的大量信件，并且将客户的信息保存创建数据源，以便今后重复使用。而且同样内容的信件只需要建立一个主文档，相应数据源内的所有条目共同分享文档中的文本内容。主文档是指所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。 制作如图2-4-1所示的收件人姓名和购房地址不同，但是信函内容基本相同的新年酒会通知文档并且依次打印出所有的通知。 * 2.4 制作新年酒会通知 图2-4-1 新年酒会通知 * 2.4 制作新年酒会通知 2.4.1 “邮件合并”功能 1．“邮件合并”任务窗格 使用Word 2003提供的邮件合并功能可以快捷地制作出大量的商务信函，并且将客户的信息保存创建数据源，以便今后重复使用。操作方法如下。 （1）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，创建一个空白文档，也就是主文档。 （2）单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合并”任务窗格，如图2-4-2所示。 （3）在“选择文档类型”栏中，可以选择要创建的主文档的类型，共有信函、信封、标签和目录4种类型。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤2，如图2-4-3所示。 （4）在“选择开始文档”栏中，可以选择要使用的主文档。用户可以使用当前文档、模板或者其他Word文档作为主文档。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤3，如图2-4-4所示。 * 2.4 制作新年酒会通知 图2-4-2 步骤1 图2-4-3 步骤2 图2-4-4 步骤3 * 2.4 制作新年酒会通知 （5）在“选择收件人”栏中，选择收件人信息的来源，可以使用现有的列表、Outlook中的地址簿或者单击“创建”链接创建新的列表。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：撰写信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤4，如图2-4-5所示。 （6）在“撰写信函”栏中，可以单击链接，调出相应的对话框，然后在文档中插入相应内容的合并域。单击“下一步：预览信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤5，如图2-4-6所示。 （7）单击“预览信函”栏中的??和??按钮，Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合并域，在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤6，如图2-4-7所示。 （8）在“合并”栏中，可以选择打印正在编辑的文档，也可以结束邮件合并，继续对文档进行编辑。 * 2.4 制作新年酒会通知 图2-4-5 步骤4 图2-4-6 步骤5 图2-4-7 步骤6 * 2.4 制作新年酒会通知 上面所讲述的内容会因所选文档类型不同而略有不同，但是基本操作都一样。 2．“邮件合并”工具栏 当用户熟悉邮件合并功能或者不希望使用向导时，可以使用“邮件合并”工具栏。 单击“视图”→“工具栏”→“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合并”工具栏，如图2-4-8所示。“邮件合并”工具栏中常用按钮的功能如表2-4-1所示。 图2-4-8 “邮件合并”工具栏 * 2.4 制作新年酒会通知 3．什么是Word域 域是在Word文档中插入的文字、图形、页码和其他资料的一组代码，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，例如：自动更新日期、表格计算等。邮件合并中使用的“插入合并域”对话框输入的内容也都是域。 事实上，只要符合语法，用户可以随意在文档中插入所需的Word域。将光标移到要插入Word域的位置，单击“插入”→“域”菜单命令，调出“域”对话框，如图2-4-9所示。在“