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信息及数字化背景下档案管理工作创新思路 　　摘 要：现代信息技术在档案管理领域的应用，使得数字化档案管理成为可能，同先前以纸质载体为主的档案信息资源相比较而言，数字化档案所依托的载体形式确保了档案信息资源能够实现高效存储和利用，同时有效地降低了传统纸质载体形式的档案信息资源在借阅过程中惯常出现的易于损毁的问题。此外，依托现代信息技术能够实现档案信息资源的高效馆际共享利用 关键词：信息化；数字化；档案管理工作；微缩技术；档案管理制度 现代信息技术在社会生活中诸多领域得到了较为普遍的推广和应用，依托现代信息技术，将使传统档案管理工作迎来全新的发展契机，同时也能够通过档案信息资源数字化建设进程的加速，使公众对档案信息资源的开发利用诉求得到更好的满足 1 信息及数字化背景下档案管理工作遇到的机遇与挑战 信息及数字化背景下，档案管理工作遇到的机遇有很多，同时也遇到了一系列的挑战。了解这些机遇与挑战，对于创新档案管理工作有着重要的意义 1.档案管理工作遇到的机遇 （1）档案资源的完备性得到最大程度彰显 首先，通过数据库存储技术能够延长档案信息资源的使用寿命，此种优势是以往以纸质载体形式为主的档案信息资源所难以比拟的优势所在。传统纸质档案受载体形式的限制，惯常在保管、利用过程中会对档案信息资源造成无法恢复的损耗，进而影响到公众对档案信息资源的利用诉求 其次，通过计算机技术可以实现对档案信息资源的最大化存储，并且有效地规避因人为因素对档案资源造成的不利损耗。传统的纸质档案则对存储空间有较大的要求，并且易于受到各种人为因素所造成的不利影响 （2）最大程度地提升档案信息资源检索与查询效率 以往的档案管理工作对人工操作要求相对较多，因此，使得档案管理人员在工作中往往耗费大量时间用于档案信息资源的检索与查询，并且直接导致了档案管理工作的低效。借助现代信息技术的应用，能够最大程度地改变前述问题，使得档案信息资源的检索与查询工作效率得以显著提升，进而有助于实现档案服务水平的提升 2.档案管理工作遇到的挑战 第一，现今相当一部分档案管理人员未能意识到现代信息技术对档案管理工作带来的全方位冲击，在工作理念方面依然保持一种因循守旧的态度。此种情况的出现同这部分档案管理人员年龄偏大、受教育程度不高存在直接关联。这部分人员通常将档案管理信息化简单地等同为硬件设备的更新，因此导致了档案管理信息化建设进程受阻 第二，一些档案管理工作人员之所以对档案管理信息化建设方面存在严重的投入不足，原因也在于其已经习惯了以往的工作模式，因而在工作中怠于进行改变。此种工作惰性也直接影响到档案管理信息化建设的进程 第三，部分档案管理部门在信息化标准建设方面存在滞后性，此种情形使档案管理信息化建设进程欠缺明确的标准化指引，因而使本部门的信息化建设进程较为迟缓，无法发挥应有的效用 2 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路 信息及数字化背景下，要创新档案管理工作，需要进行硬件的统一配备，完善档案管理信息微缩技术，并建立适应新时期档案管理工作发展的制度 1.进行硬件的统一配备 硬件是档案管理工作的基础保障，只有硬件设施足够先进，档案管理工作才能更加符合信息及数字化的要求。为此，应不断加大投入，尤其是在人力、物力方面要不断加大投入，进行硬件的统一配备，以强化档案的配套设施建设。比如，为档案建立专用库房或陈列室，购置基本的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、自动化装订机、防磁柜等），使档案管理工作能够顺利开展 2.完善档案管理信息缩微技术 缩微技术从起源至今天已有一百多年的历史，在19世纪便有缩微技术问世，它是保存信息、管理信息的重要手段。缩微技术与计算机存储技术是两种不同的技术，其介质不同，因此各具特色。随着时代的发展，缩微技术不仅没有没落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在数字技术、互联网技术、光盘存储技术问世之后，缩微技术也遇到了更大的机遇。因此，当前的档案管理工作应该结合计算机存储技术与缩微技术，将二者有机结合，充分发挥缩微技术的优势，弥补计算机存储技术的不足，形成一个兼容并存，只有具有方便存取、保存、联网、阅读、检索、利用和传输诸特点，才能实现一体化的档案管理系统 3.建立适应新时期档案管理工作发展的制度 档案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相应的档案管理制度，才能在制度的指导与约束下顺利开展档案管理工作。因此，相关部门应该根据单位的具体情况和档案管理的需求来制定出相应的规章制度，以便约束?n案管理工作朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，推动事业单位的快速发展。当然，相关部门还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强