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新时期档案馆档案利用工作存在问题及对策探究 　　摘 要：本文从档案利用数据、档案利用目的、档案利用特点三方面分析2015年青浦区档案馆档案利用基本情况，从中梳理出档案利用工作存在的主要问题，并针对问题结合工作实际，提出推动青浦区档案利用工作稳步发展的意见和建议 关键词：档案利用；民生档案；数字化 档案馆是国家重要的档案信息资源存放、保管和利用中心，档案利用是档案馆得以存在和发展的基础，是档案价值得以实现的基本途径。档案利用工作即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。本文通过对青浦区档案馆2015年度档案利用工作的多角度分析，旨在发现问题、解决问题，为民众提供完善的档案利用服务奠定基础 1 档案利用基本情况分析 （一）档案利用数据分析 从查档数量上看，2015年区档案馆档案利用总体呈稳步增长趋势，共接待查档者12047人次，同比增长8.6%；利用档案12815卷（件）次，同比增长8.6%，平时工作日日均接待50人次，利用档案约53 卷（件）次。如图一、图二所示：1月和12月查档量（包括档案利用卷/件数和人数情况）同比增幅较大，12月份查档量达到全年最高值。由于农历春节放假的影响，2月查档量处于最低值 从查档门类上看，如图三所示，查询量较大的包括婚姻档案、社员建房、独生子女档案、干部任免档案，其中婚姻档案所占比例将近50%。其他档案如工资单、退伍证明、政府发文、环评等也占一定的比例 （二）档案利用目的： 1、婚姻档案：一是补办证件，市民遗失结婚证或离婚证，需要重新补办的，必须调取原始申请材料方可补办；二是用于房屋交易方面，根据2013年“国五条”相关规定，房产过户、交易、继承等，均需出具婚姻档案证明；三是办理户口、户籍等事项，依据上海市落户相关政策规定，对符合条件可申（迁）报户口的外地配偶，需要提供婚姻档案证明 2、社员建房档案：一是旧房翻新。农村宅基地旧房翻新，需要调取旧房的建房批复单进行新房的审批和报备；二是动拆迁。随着地铁17号的建设推进和西虹桥商务辐射区的拓展，青浦区徐泾镇、重固镇、华新镇等村镇大范围动拆迁，村民需要调取宅基地批复单以获得相应补偿款 3、其他档案：区属企业部分职工为获取养老金、住房补贴等，调阅本人在原单位的工资单；市民为在退休前获得独生子女补贴，调阅独生子女档案；2015年政府建立干龄补贴机制，农村集体退休干部可调取本人干部任免档案以获得相应补贴 另外，机关、企事业单位查档主要集中在办理相关业务，如企业调取环评档案、立项批复居多。司法部门（法院、检察院）、律师事务所为办理相关案件、纠纷，调阅相关土地文件或当事人婚姻档案等材料。部分市民、高校师生为进行学术研究，调阅大量档案和翻看各乡镇地方志 （三）档案利用特点： 1、受国家政策影响波动大 2015年下半年国家出台降息等利好政策，购房需求逐步释放，这在一定程度上导致婚姻档案调阅量保持较高水平。同时期，区规土局下发《青浦区农村地籍更新调查实施方案》，要求各乡镇陆续开展农村集体土地权属状况调查，社员建房档案调阅量增加。年底，国家出台全面实施二胎政策。遗失独生子女证的居民纷纷前来调取独生子女档案。仅12月独生子女档案调阅量同比增长超600%以上 2、数字化利用率高 档案信息化是顺应时代发展的客观要求。全年，档案利用数字化率高达99%，基本实现档案数字化调阅工作，这一目标的实现极大地提高了工作效率，节省了大量的人力、物力和财力，同时也在一定程度上保护了实体档案 3、社区事务受理服务中心接待量提升 2012年民生档案服务平台在全区11街（镇）社区事务受理服务中心正式开通，极大方便广大居民就近查阅婚姻、独生子女、社员建房等民生档案。2015年民生档案服务平台共接待2480人次，同比增长15.9%，其中跨馆出证100人次，同比增长85.2% 4、民生档案利用量大 民生档案与百姓切身利益息息相关，查询量占总量的80%以上。目前，可供查询的民生档案包括婚姻档案、独生子女档案、社员建房档案、再生育档案、工伤认定档案、知青子女入户、知青子女返程档案八类 2 档案利用工作存在问题 1、信息沟通不畅 档案馆与其他单位业务部门信息沟通不畅，一些单位业务部门不十分了解档案馆馆藏类别、办理流程和?I务范围，对前来办理某项业务但缺少必要材料的市民，无法提供正确的指引，市民往往来回奔波，浪费大量精力和时间 2、数字化档案馆检索不精准 当前，数字化档案馆查询的唯一途径是关键词检索，主要是以输入当事人姓名为主。在档案扫描、挂接数字档案阶段，工作人员都是手动输入目录，年代较早的档案由于字迹潦草不易辨别，往往手动输入目录存在误差，影响检索的精准度 3、信息化