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LOGO 会议方案 会议内容 会议主题 会议经费预算 与会人员 会议时间、地点 会议日程 一、拟定会议方案.doc 第二 第一 第三 第四 制作邀请函 布置会场 成立筹备处 二、会议方案的主要流程 第一 第五 第六 第七 第八 举办晚会 经费预算 准备会议文件 安排住宿 举办会议 一、筹备处成员构成图 成员构成图 张副经理 提案组 秘书组 会务组 宣传组 保卫组 外联组 * 1、人员分工 机构 负责人及联系方式 成员 职责 会前 会中 会后 秘书组 张三4802100 张三、张四、张五、张六等 制定会议方案；拟写邀请函；通知 做会议记录 接待安排食宿；文件整理存档 会务组 李四4802101 李四、李五、李六、李其、李九、李八等 会场布置；邀请新闻媒体；发放通知 迎宾引导、会间协调 筹办晚会事宜 宣传组 赵二4802102 赵二、赵三、赵四、赵武。赵六等 横幅制作、新闻邀请 会议摄像、录音 会议相关情况网上发布与展示 保卫组 王二4802103 王二、王三、王四、王五、王六、王其、王九等 应急方案的制作、医疗药品的准备 现场消防安全保护、维护现场秩序 会场清理 外联组 陈 一4802104 陈一、陈二、陈三、陈四、陈五、陈六 拉赞助、购置礼品、发放宣传单 招待嘉宾； 预订返程车、船、机票 提案组 刘 二4802105 刘一、刘二、刘三、刘四、刘五、刘六 准备会议所需文件、材料；传达会议精神 受理会议期间与会者提出的议案和提案 整理会议记录 * 代理商名单 组委会名单 嘉宾名单 内部人员 外部人员 2、与会人员名单 * 要邀请谁 需要什么设备 主要发言人是谁 如何介绍新产品 应准备哪些材料 制定接待计划 3、筹备成员应思考的内容 为了保证会议如期举行且达到理想的效果 二、制作邀请函 邀请函.doc 三、会场布置 1、选定会议室、划分座区； 2、相关人员布置会场； ①领导牌、工作牌的发放； ②茶水食品的摆放； ③投影仪、灯光、相机的准备； 3、安排保安维持现场秩序； 4、礼仪接待相关代理商。 * 1、会议室 * 采用上下相对式。主席台与代表席采取面对面的形式，突出主席台的位置 正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾 确定身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列 。 座位格局 物品准备 座次安排 2、布置会场应注意的问题 * 第一： 第二： 第三： 企业的基本概况及发展远景。 新产品的性能、核心技术及测试结果 。 新产品的销售策略、销售政策 。 会议日程表.doc 签到表.xls 会议通知.doc 总经理发言稿.doc 新产品介绍手册 会议文件 新产品介绍手册包含的内容： 四、准备会议文件 热情周到 简洁清晰 明确新颖 整洁美观 摆放到位 2. 会议用具和设备 3、会场 1. 接待 5、会议记录 4、会议议题 总之，要保证会议的圆满成功 五、举办会议 * ★对相关的工作人员和礼仪人员进行培训。 ★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。　　★落实接站人员及车辆的的安排。　　★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。　　★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。　　★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。　　★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调2215℃～24℃，可灵活控制）。　　★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。　　★根据要求，将指示牌放在特定位置。　　★开会前十五分钟，在门口等候。　　★礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。 1、会议前期准备 * 2、会议中准备 ★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。　　★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。　　★通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。　　★会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。　　★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。 * 3、会议结束准备 ★会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。 ★会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。　　 ★会议结束，秘书组需仔细地检