第04章 如何填制凭证.ppt

第04章 如何填制凭证 填制凭证 在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。 填制凭证的说明 在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)， 也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理）； 用户采用哪种方式应根据本单位实际情况： 填制凭证的说明 一般来说业务量不多、或基础较好、或使用网络版的用户可采用前台处理方式， 而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 填制凭证 1、用鼠标单击菜单“总账” --“凭证” --“填制凭证” 】，屏幕显示凭证画面。 填制凭证 2、单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上。 点【增加】或按F5 光标在凭证类别上 填制凭证 3、凭证类别：输入凭证类别字，也可以用鼠标单击【放大镜】或按[F2 ]键， 参照选择一个凭证类别，确定后，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。 填制凭证 4、凭证编号: 一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始； 对于网络用户， 如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统提示了一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出； 填制凭证 系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一。 如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。 如果设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。 填制凭证 5、制单日期：系统自动取进入总账系统的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或按参照输入。 6、附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数。 填制凭证 7、凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。 用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。 输入方法为：用鼠标单击凭证右上角的输入框后进行输入即可。 8、凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成： ⑴ 摘要：本笔分录的业务说明，要求简洁明了。 ⑵ 科目：科目必须输入末级科目。 科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。 输入科目时可在科目区中用鼠标参照录入。 填制凭证 ⑶ 辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。 录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。 当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 备注栏 填制凭证--⑶ 辅助信息 ① 如果科目有客户往来的属性， 则屏幕提示用户输入“客户”、“业务员”及“票号”等信息。 “客户”可输入代码或客户简称，也可通过参照功能输入。 “票号”可输入往来业务的单据号。 ② 如果科目有供应商往来的属性， 则屏幕提示用户输入“供应商”、“业务员”及“票号”等信息。 填制凭证--⑶ 辅助信息 ③ 若科目为部门核算科目，则屏幕提示用户输入“部门”信息，可输入代码或部门名称。 ④ 若科目为个人往来核算科目，则屏幕提示用户输入“部门”、“个人”等信息，可输入代码或名称，。 ⑤若科目为项目核算科目，则屏幕提示用户输入“项目”信息。 ⑥ 若科目定义了自定义项，则屏幕提示用户输入各“科目自定义项”的信息。 填制凭证--⑶ 辅助信息 ⑦ 如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。 系统根据“数量×单价” 自动计算出金额， 并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。 ⑧ 如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。 “单价、数量” 信息 填制凭证--⑶ 辅助信息 ⑨ 若科目为银行科目，那么，屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。 其中，“结算方式”输入银行往来结算方式， “票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期， “票据日期”主要用于银行对账。 “结算方式”、“票号”及“发生日期” 填制凭证--⑶ 辅助信息 对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“凭证选项”中设置“支票控制”选项； 注：只有付款时的支票才需在“支票登记簿”中登记。 填制凭证--⑷ 金额 ⑷ 金额: 即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。 如果方向不符，可按空格键调整金额方向。 填制凭证 按下快捷键[Ctrl+L]可显示/隐藏数据位线（除千分线外） 若所用科