第7章 报表设计与应用.ppt

本章要点 * 第七章 报表设计与应用 1、报表对象的组成结构 2、使用向导建立报表的方法 3、报表设计视图中可以完成的各种设计操作 4、各个主要的报表控件的作用及其设计 5、预览与打印报表 7.1 报表的作用与组成 7.1.1 报表的作用 报表的主要功能有：数据的格式化；分组组织与汇总数据；可以实现计数、求平均、求和等计算；可以包含子报表和图表数据。 7.1.2 报表的组成 报表由如下几部分组成，如图所示： 1) 报表页眉 2) 页面页眉 3) 主体 4) 页面页脚 5) 报表页脚 如果对报表数据进行分组，以实现报表的分组输出和分组统计，报表设计视图中会增加“组页眉/组页脚”节。 6) 组页眉 7) 组页脚 7.1.3 报表的视图 Access 2003为报表提供了“设计”、“打印预览”和“版面预览”3种视图。 1) “设计”视图用于报表功能、格式等的设计。 2) “打印预览”视图用于预览报表打印输出的页面格式。 3) “版面预览”视图用于查看报表的版面设置。 单击工具栏中“视图”工具按钮，选择弹出的3个选项：“设计”、“打印预览”和“版面预览”，可实现3个视图之间的切换。 7.2 报表的分类 7.2.1 纵栏式报表 纵栏式报表将数据表的记录以垂直方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。 纵栏式报表的结构如图所示。 7.2.2 表格式报表 表格式报表以行、列的形式显示数据记录，一行显示一条记录，一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。 表格式报表的结构如图所示。 如果需要分组处理报表数据，在表格式报表中可以设置分组字段，实现数据的分组报表输出。 分组报表的结构如图所示。 7.2.3 图表报表 在报表中使用图表，用图表显示报表数据之间的关系，图表报表的结构如图所示。  7.2.4 标签报表 标签是在现代商务工作中经常使用的，例如，学生标签、物品标签，Access 2003在报表设计中加入了对标签的设计和对打印的支持。用户可以手工设计标签，也可以利用标签向导快速生成所需的标签。 标签报表的结构如图所示。 7.3 创建报表 Access 2003在“新建报表”对话框提供了多种报表创建方法，如图所示。 7.3.1 报表向导 使用“报表向导”创建报表的主要步骤： (1) 选择数据库中的“报表”对象，单击“新建”按钮，在出现的“新建报表”对话框中，双击“报表向导”选项，进入“报表向导”对话框； (2) 选择数据源； (3) 确定是否添加分组字段； (4) 选择分组字段； (5) 选择分组报表的布局样式； (6) 选择报表标题的文字样式； (7) 为要设计的报表指定报表标题。 7.3.2 自动创建报表 “自动创建报表”是Access 2003 提供的一种快速创建报表的方法。 创建的报表格式有2种：纵栏式和表格式。 “自动创建报表”建立的报表只有主体节，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚。 7.3.3 创建子报表 1. 子报表的定义和作用 子报表是插在其他报表中的报表。 2. 在已有报表中创建子报表 3. 将某个报表添加到其他已有报表来创建子报表 4. 更改子报表的布局 7.3.4 创建多列报表 默认情况下，利用向导或“设计”视图创建的报表是单列报表。 掌握在单列报表的基础上创建一个多列报表的具体操作步骤。 7.3.5 将窗体转换为报表 将窗体转换为报表，掌握主要操作步骤。 7.3.6 自定义报表 Access 2003 提供的报表设计器，既可以设计出格式与功能更完善的报表，又能对前面所讲的各种创建方法所建立的报表进行修改，以满足用户的实际需要。 报表“设计”视图创建报表的主要操作步骤。 7.4 报表编辑 利用“工具箱”，可以为报表添加各种控件，实现报表的各种数据处理功能；利用“格式”工具栏可以对这些控件进行布局，完成报表版面设计。 7.4.1 报表控件及格式设计 1. 报表“设计”视图中的工具栏和工具箱 1) “报表设计”工具栏 2) 报表设计“工具箱” 在Access 2003报表中，常用的控件是标签、文本框和子报表控件。 标签显示的是静态数据， 文本框控件用来在报表中显示数据，可以与数据源进行绑定，显示动态的数据，也可以显示某个表达式的内容。 【例7.1】 建立“学生基本信息报表” 1) 报表数据源的设置 2) 添加报表标题 3) 设置报表每页的数据列标题。 4) 在报表“主体”节中，设置相应控件用于显示数据记录。 设置文本框数据源，即要显示的字段内容。 5) 调整各控件的顺序与格式。 2. 为报表添加页码