浅谈纸质档案管理及电子档案管理融合.doc

浅谈纸质档案管理及电子档案管理融合 　　摘 要：本文主要针对纸质档案与电子档案管理相融合的问题进行分析，先介绍了纸质档案与电子档案的相关内容，再对电子档案管理与纸质档案相融合的思路进行阐述，希望能对相关学者研究有所帮助 关键词：纸质档案；电子档案；融合 我国长期以来一直使用纸质档案的信息储存形式，而随着现代信息技术的发展，电子档案开始出现，并成为当前资料储存管理的主要形式。在这个过程中需要注意的是，纸质档案依然在当前信息储存中发挥着重要作用，电子档案无法完全替代纸质档案的作用。因此，实现纸质档案与电子档案的融合，成为相关人员关注的重点问题 1 纸质档案管理与电子档案管理分析 1.1 纸质档案管理 在当前信息化发展的大背景下，纸质档案依然发挥着重要作用，这是因为纸质档案具有严谨性、原始性、合法性等优点。通过总结纸质档案管理的要求，本文认为纸质档案管理具备以下特点：（1）档案管理不失真是整个管理工作的重点，而纸质档案恰恰能满足这一要求。我国纸质档案管理工作进过多年的发展，已经形成了一套完整的纸质档案管理体系，有效保证了纸质档案管理质量。（2）纸质档案管理的主要优点，就是能实现长时间的存放，基本不会出现档案使用次数限制或者期限限制的问题。虽然一些档案会在特定情况下发生电解、氧化等，但采取一定的措施就能显著延长纸质材料的保存时间。（3）纸质档案一旦形成后，若档案出现修改，那么就能很快的发现修改痕迹，这会让人们更加直观的辨别档案的真伪性，因此纸质档案的安全性、有效性等价明显 但同时，由于纸质档案的所占的尺储存空间较大，若采用纸质档案管理的方法，则需要占据大量的空间；纸质档案管理对储存设备提出了要求，会促使相关单位在纸质档案管理中使用大量的资金购买设备，增加了运行成本 1.2 电子档案管理 1.2.1电子档案管理的产生 在现代信息技术快速发展的大环境下，电子信息技术的应用显著强化了地区之间的信息传递水平，让电子文件等大量的科技信息资料出现在人们的视野中。而随着信息技术的进一步发展，电子档案作为一种新型的电子档案形式登上历史舞台，依靠其多样化的信息储存手段受到社会的广泛认可、 1.2.2电子档案管理的优缺点 由于电子档案是信息科技发展的产物，因此其优点主要为：（1）能以多媒体的形式展现档案资料，更加直观的展示档案资料所要表达的内容；（2）电子档案所需要的空间小，但能储存的信息总量很大，并且保存的稳定性能良好，不会存在时间的限制；（3）电子档案简化了人们阅读的渠道，方便人们预览；（4）电子档案的适应能力强，一旦出现档案变更的需要，操作人员只需要很少的时间就能完成变更 虽然电子档案具有很多优点，但是其缺点也是不容忽视的。电子档案的缺点主要表现为：（1）电子档案的载体虽然具有储存空间大的优点，但是这些载体却存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。（2）电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。（3）电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响 2 纸质档案与电子档案的融合策略研究 由于纸质档案与电子档案各具特征，因此在管理工作中，必须要正确认识到两种档案管理工作的要点，并对工作进行完善与优化，保证档案管理效果能达到预期 2.1 建立相互配合的档案管理制度 由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展 在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用纸质档案与电子档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作 2.2 实施两种档案共存制度 由于电子档案与纸质档案在很长时间内都是要共同存在的，因此为了保证工作质量，需要实施两种档案共存制度，为加快两者的融合奠定基础 （1）由于电子档案是在纸质档案的基础上形成的，因此电子档案会表现出信息储存特征。在这种背景下，在开展电子档案管理中，需要将所有刚接收的档案以电子档案的形式进行储存，保证所储存的信息能随时接受更改，最大程度