XX建设公司管理文件管理规定（含常用表格流程图）.doc

XX建设有限公司管理文件 QG/SBC QH 26-XXXX/C 签发人：XXX 管理文件管理规定 1 范围 1.1 为加强XXXX建设有限公司（以下简称公司）管理文件的系统性、可操作性和编写的规范性，保证管理文件的充分性和适宜性，制定本规定。 1.2 适用于职能部门、各分(子)公司、建设公司项目部管理文件编写、批准、发布和更改的控制。 2 定义 2.1 管理程序 管理文件文种。用于规定某项工作所包含的内容、职能部门的职责权限以及完成这些工作内容的途径。 2.2 管理规定 管理文件文种。用于对某一环节、工序工作做部分的规定，如确定活动规则，提出处理问题的准绳与规程，明确有关单位和岗位的职责权限。当某项业务活动已制定管理程序时，一般采用管理规定对管理程序的内容予以支持。 注：实际应用中，其名称也可根据具体情况称为《××管理制度》或《××管理办法》,此文种适用于建设公司及子公司，不适用于分公司及各级项目部。 2.3 实施细则 管理文件文种。用于对管理文件中的有关事务或概念做出进一步的具体解释，规定具体的实施办法与规则，明确规定各类事务与概念之间的精细的界限，实现某种行 受控状态： 受控文本 发放编号： 政管理范围或专业业务范围的可操作性，为程序或管理规定有效实施确立保证。 注：实际应用中，其名称多为《某某（业务）实施细则》。此文种用于分公司或项目部执行建设公司管理文件时，根据具体情况必须赋予本单位（项目部）的个性而制定，但其效力仅限于该分公司或项目部行政管辖范围。 3 管理职责 3.1 企业发展管理部 管理文件的综合管理部门。负责管理文件系统设计、组织核稿、分类编号、报批，组织对管理文件的评审，结合综合考核组织对管理文件实施情况的检查。负责本部门职能分工范围内管理文件的起草。 3.2 办公室/董事会秘书处 公文的归口管理部门。负责建设公司管理文件报批稿的送审、签发、流水号编号、发放以及归档。 3.3 其他职能部门 按照业务分工，负责管理文件的拟稿并组织会审，组织本部门业务范围相关管理文件的实施、检查及文件评审。 3.4 各分（子）公司、建设公司项目部 认真执行公司管理文件要求，并按需要制订本公司、本项目相应的实施细则，组织本公司、本项目部管理文件评审及文件实施情况的检查。 4 管理文件的控制 4.1 管理文件编制原则 4.1.1 管理文件应切合实际、通俗易懂且具有可操作性，文件出台前应广泛征求各方意见，特别是分（子）公司、项目部等执行层的意见。 4.1.2 管理文件应从“要求性”、“处罚标准性”文件提升为“制约性”文件，做到从源头上规范管理行为，杜绝管理缺陷，而不是事后补救。 4.1.3 管理文件应突出体现业务流程牵头组织部门的责任制，从“权力行政”提升到“责任行政”。分（子）公司或项目部某业务系统发生体系性或制度上的工作差错或问题，则视为主管该业务的总部职能部门管理缺位、错位，从而该职能部门承担连带责任。 4.1.4 管理文件应体现制度与管理之间的相互作用关系，制度规定流程，流程规范行为，行为优化管理，管理完善制度，形成良性循环，相互促进。 4.2 管理文件制、修订 4.2.1 各职能部门根据业务发展需要和内外部环境条件变化等因素，及时进行管理文件的新增、修订工作。文件成稿经部门负责人审阅后，发送相关单位征求意见，或以专题讨论会等方式征集有关方面意见。在此基础上，拟稿部门对讨论稿作进一步的修改完善。 4.2.2 经完善后的修改稿连同各部门的修改意见或专题讨论会议纪要报企业发展管理部，经接口关系及文本格式的审核后形成报批稿。 4.3 管理文件的报批 企业发展管理部将报批稿交办公室送建设公司主管领导核签、签发，若有必要报经理办公会讨论，须经理办公会审核通过后签发。如有修改要求则返回企业发展管理部处理。 4.4 管理文件的发布和动态控制 4.4.1 管理文件经建设公司领导审批签发后，形成正式文件，由企业发展管理部在信息平台上发布。如需发放书面文本，则由办公室发放、登记，保存原件并归档。无上网条件的由其文书管理部门下载打印，加盖本单位行政印章并做好收发登记后下发使用。 4.4.2 管理文件与质量管理体系（QMS）、环境管理体系（EMS）、职业健康安全管理体系（OHSMS）的关系，由文件起草部门在发文稿纸上相应位置做出识别。受控文件须编号发放并建立收、发登记台帐。 4.4.3 管理文件中管理程序、管理规定及实施细则的修订原则上采取换版的方式，如有修订，其批准文本一经发布实施，原版文件即行废止，