第六章会议管理.pptVIP

第六章 会议管理 第一节 会议管理的作用和要素 第二节 会前准备 第三节 会中事务 第四节 会后工作 一 会议的作用和要素 1.会议的含义和类型 含义:会议是指三人以上的有关人员，在指定的时间和地点，有组织地就某个议题或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。 一 会议的作用和要素 类型： 根据会议的目的：说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议等。 根据会议的形式：圆桌会议、小组讨论、议会型会议等。 根据人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议。 根据会议召开的规模或日期：定期工作例会和临行性办公会议。 一 会议的作用和要素 2、会议的作用和要素 作用： 会议的整体作用； 会议在管理过程中所起到的作用； 文秘在会议过程中所起到的作用。 要素： 与会者、主持人、议题、名称、 召开的时间和会期、会议地点。 一 会议的作用和要素 3、会议管理的基本要求： 会议的目标、议题、程序以及决议的科学性； 合理确定会议目标和与会人员； 节约会议成本，提高会议效率。 二 会前准备 1、会议计划和成本预算： 会议计划： 会议六要素的 具体化； 会议应做的准备工作； 会议筹备委员会的成立。 会议成本预算： 显性成本和隐性成本两部分。 会议成本的计算公式： 会议成本＝X+2J*N*T 二 会前准备 2、会议文书资料的准备 1）会议文件： 供与会者学习参考的文件资料； 会议本身所产生的文件； 2）其他文书资料的准备 技术性、程序性、服务性等其他文书资料 二 会前准备 3）会议文件准备的程序 二 会前准备 3、会议场所的选择和会场准备 1）会议场所的选择 2）会场准备 会场布置： 小型会议；多边会议；大中型会议 二 会前准备 出席者的位置安排： 主席台座位安排： 会议用品和设施的准备： 会议证件的准备： 其他准备。 二 会前准备 4、议程、程序的拟定和会议通知的发送 1）会议议程：按会议议题的内在联系和主次，排列先后次序，称为议程。 例：某公司职工代表大会议程表 （1）审议2000年工作总结 （2）讨论2001年工作计划 （3）审议并通过2000年财政决算及2001年财政预算 （4）增选职工代表 二 会前准备 2）会议程序： 将会议的其他礼仪性、结构性的项目与内容与议题一起有序地排列，使之程式化，便是程序。 3）日程表与作息时间表： 4）会议通知的发放： 例：会议通知 兹定于2005年9月15日上午9时在上海大学文学院召开第四次全国秘书学学术研讨会，会期三天，内容如下： 1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息。 2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题。 3、研究涉外秘书人才的培养问题。 请接到本通知的专家、学者做好准备，准时参加。 高等院校秘书学学会秘书处 附：报到日期：8月13、14 回执请于开会前7天寄回 地址 电话(略） 三 会中事务 1、会场的组织与服务 1）报到与签到： 2）会议材料的发放： 3）议案、提案的办理： 议案：是各级人民政府按照法律程序向同级人代会或人大常委会提请审议的事项。 提案：是提请国家代表机关或一定组织的会议讨论处理的意见和建议。 三 会中事务 议案、提案的办理要做的工作： 逐件登记； 拟办送批； 转办； 及时催办； 及时结案； 及时整理、归档。 三 会中事务 4）选举事务： 准备工作： 选举的内容和程序： 用民主的方式产生唱票、监票、记票等工