档案管理规定.docx

档案管理规定版本编制/修订人审批人批准人生效日期第一版2016-11-16 发布 2016-11-18实施*****************有限公司 发布目的和适用范围本制度规定了公司内各类档案文件的收集、归档、整理、借阅、销毁的要求。本制度适用于*************有限公司。引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。定义各类档案：是指管理服务过程中产生的各类文字图像记录、电子记录和实物记录，包括文书档案、人事档案、财务档案、资产管理档案、审计档案、法务档案、监察档案、安全环保档案、科技档案、规划档案、奖牌证书等；档案管理部门：是指公司在生产和经营过程中所形成的档案材料的归档部门；内部人员：是指公司各部门正式员工以及总公司人员；外部人员：是指内部人员以外的人员；绝密文件：指最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益受到特别严重的损害，仅限于公司个别人知悉。主要包括重要决策文件、商务价格等文件；保密文件：指重要的公司秘密，仅限于文件处理过程中的相关人员知悉。主要包括公司规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、人事档案、职员收入性文件、奖惩文件、劳动合同、公司级规章制度；职责综合管理部：负责公司级文书档案、人事档案、财务档案和公司级证书、奖牌、奖杯等档案文件集中保存和管理；各职能部门负责职责范围内的各类档案的收集和整理、归档和保存管理；培训与资格本办法所涉及的相关人员须接受本标准的培训。工作内容和要求档案材料的收集与整理各部门对各部门管理服务过程中产生的行政文件及时整理，对收阅办理的各级来文和公司级文件分类保存；各部门对部门管理服务过程中产生的记录材料、奖牌证书及时整理；档案材料的建档各部门根据行政文件的重要性判断保存的期限，对于保存期限超过一年的行政文件纳入档案管理。凡注明“受控文件”或“保密文件”及以上的文件必须把文件原件放入档案；各部门根据部门管理的特点按照一定的周期将部门管理服务过程中产生记录材料纳入档案管理；档案材料的移交保存根据公司管理规定，除综合管理部、财务部定期分别将本部门管理的人事档案、财务档案以外的各级部门根据附件一《保存留档的材料清单》移交至档案室保存。相关人员做好《档案材料接收登记表》；档案材料的保管各部门对部门保存管理的档案材料要做好编目管理，严格执行保密、安全制度，做好防火、防盗、防虫、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作；各级档案材料的借（查）阅绝密级文件仅允许文件所属部门或公司经营层人员借（查）阅，其他任何人员不得借（查）阅。借查阅人员需填写《借查阅档案材料申请表》，并明确借查阅时间，经部门长、部门主管领导及档案部门负责人同意后报总经理批准；内部人员借查阅非绝密级文件的，由申请人填写《借查阅档案材料申请表》，如仅在档案室查阅的，经部门主管领导及档案部门负责人同意后方可查阅，如需借阅出档案室或复印的，必须经总经理批准；外部人员禁止查阅绝密级档案，如需查阅非绝密级档案的需要单位开具介绍信和个人身份证，由内部对接人员填写《借查阅档案材料申请表》，报主管领导审批后方可查阅，查阅档案必须在档案室内进行；各级文件的保密级别详见附件《保存留档的材料清单》；未经公司经营层的许可严禁复制借阅档案材料，档案借阅者必须保管好借出的档案材料，防止丢失与泄密，并保证借阅材料的完整性和材料的真实性；严禁对借阅的材料内容进行涂改，一经发现有涂改档案的行为，将按照公司现有规章制度顶额处罚；档案管理人员在办理完档案借阅后，要及时填写《借查阅档案材料登记表》。档案材料的销毁各部门对超过保存期限的档案材料或没有保存价值的档案材料应自行组织销毁。任何个人不得擅自销毁档案材料；绝密级档案的销毁必须由各部门审核认定，报总经理批准后方可销毁；非绝密级档案的销毁由部门审核认定，报部门主管领导批准后可销毁；经同意销毁的公司档案，档案管理人员必须认真核对，做好《档案材料销毁登记表》，并将登记表长期保存；各部门销毁档案材料时，必须指定专人监督销毁；工作流程图无检查与考核由综合管理部负责组织对本标准的执行情况进行不定期地检查，并对检查过程所反映的问题进行改进和效果验证；考核实施保存期限超过一年的文件未纳入档案管理的，考核责任部门50元；受控文件和保密及以上级别的文件未纳入档案管理的，考核责任部门100元；未按本制度要求登记的，考核保管人50元，考核借阅人20元；将借阅的文件损坏的，考核借阅人50元；将借阅的文件丢失的，考核借阅人100元未按本制度要求办理借阅手续借阅文件在保密级别以下的，考核保管人100元，考核借阅人50元；未按本制度要求办理借阅手续借阅保密级别及以上的，考核保管人500元，考核借阅人500元，解