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商务写作 商务写作步骤 计划 写出草稿 修改 检查校对 案例： 假设你是海岸连锁饭店集团的销售经理，该集团管理着分布在加利福尼亚、俄勒冈和华盛顿州海岸地区的一些小型酒店。你发现许多大型酒店都推出了“常客计划”，用免费的住宿、旅行和奖品来奖励常住客人。你想写一个讯息，推荐你所在的酒店推出一个类似的计划。 你要给副总裁写一份备忘录来推荐该计划，希望他同意立即实施该计划，并提供物质和人手上的帮助。 计划 确认写作目的 受众分析 说服在沟通中的作用 确定内容 组织 计划：确认写作目的——确认总体目标和具体目标 首先要决定的讯息的目的，如果不清楚为什么要写这个讯息，时候便无从知道是否已经实现了目标。 关键并不在于讯息看起来有多么华丽，而在于你是否实现了自己的沟通目标。实现了就是成功，否则就是失败。 描述酒店“常客计划”的好处 说服集团副总裁为你的计划提供人手和物质帮助 解决一个与被损坏货物相关的问题 说服生产厂商在10天内免费更换损坏的货物 拒绝一个客户提出的索赔请求 让客户相信你的回绝是有道理的，同时保持与该客户的良好关系 计划：受众分析 首先，设想备忘录的唯一读者是你的顶头上司：营销副总裁，她有权力批准或否决你的建议。她是旅馆行业的资深人士，用有20年的管理经验，而且她很相信你的判断。她曾经表示喜欢直截了当的写作风格，并希望把重要信息放在前面——这样她就可以一开始就了解主题并在必要时忽略后面的内容。 第一种写法 本备忘录的目的在于建议在俄勒冈州的三家饭店实施试行为期12个月的常客计划。这一建议是在调查了竞争对手的策略并进行了相关成本收益分析后作出的。相关资料如下……………… 设想二 我们再设想副总裁刚到任6个月，目前仍在熟悉饭店的情况。到目前为止，你们的关系很融洽，虽然她还不了解你的工作。在这种情况下，备忘录的第一段使用间接的方式，讨论实施该计划的步骤，并在提出建议前先提供证据。 第二种写法 附后的《华尔街时报》文章介绍了4家已推出常客计划的小型饭店管理集团。本备忘录的目的在于介绍这些计划并进行成本收益分析。然后我会推荐海岸连锁饭店集团所应采取的相应行动。 设想三 第三种情形中，假设副总裁对你的工作能力并无信心，而且还曾显示她并没有完全信任你的判断力。这时，聪明的做法是先树立自己的可信度 第三种写法 为了收集所需资料，我研究了饭店餐饮协会编写的报告。随和我会见了3家饭店常客计划的负责人。最后，加州大学饭店管理学教授肯尼斯洛恩博士审阅了我的建议书并提出相关意见。本建议书试用两个多月时间收集了大量数据后才得以完成的。 说服在沟通过程中的作用 亚里士多德在他的著作《修辞的艺术》中列举了人们可被说服的3种方法 确定内容 脑力激荡(Brain Storm) 思维导图(mind mapping) 打草稿 选择合适环境 合理安排时间 明确写作目的 开始自由写作 避免完美主义综合症 大声说出你的想法 从最容易的地方下手 写作是一门艺术，重写则是一门手艺，不要将两者混淆。人的左脑是编辑，右脑是艺术家，不要让编辑过早介入写作过程，否则他会压倒你体内的艺术家，阻塞创意的流动。 修改 修改时改动文件以提高其有效性的过程。你现在有了原材料——也就是草稿，下一步就是把他修改成为一份尽可能有效的文字。 修改的第一步是将你的草稿搁置一段时间，通常为一周 之后通读整个草稿，问自己如下几个问题 大声朗读，体会内容的节奏和流畅程度。 编辑修改，确保所写的东西符合标准的语言规范，找出语法，标点，拼写和用词等方面存在的问题。 校对 读者无法确认文中的错误单词是源于作者粗心还是无知，因此错误哪怕只出现一次也会带来消极后果。 要确保100%的正确。 99.9%的准确率意味着： 练习：写一份简单的备忘录 今天是2009年12月13日。你是天津外语学院学生会下属创业协会的主席。该协会是所有学生组织中成立最晚的一个，目前共有成员38人。该协会是商学院新增的创业研究方向的专业后成立的。 该协会通过投票决定建立每年1000元的奖学金。该奖学金根据申请者的表现发给学校3、4年级的学生。所需资金通过每天上午7：30-10：30在学校主楼大堂内出售咖啡和甜甜圈募集。给校长修刚写一份备忘录，申请在明年1月份开始这活动。 过程 该备忘录的目的 描述你的主要受众 该备忘录有次要受众吗？ 考虑到你的目的，应该在备忘录中加入什么样的信息？ * * 市松碑古任吱佬猪糯抉膨及升帜跌御谓籍缀慕卤谅莆配肮赢苹陵酚啸否灌商务沟通写作商务沟通写作 绩监顷丹囊埂疡抓恬戎意纶磐相仁浇哎珊毫啄锚扯茶疫衔睦埂期蠕但兹括商务沟通写作商务沟通写作 工萝绵菇尿戮茫酿蛀醇久绘盅孙剥颜寡冕托乓疼痢抿啸里膊川贵弯墅着谎商务沟通写作商务沟通写作 僻泛综