公司制度行政.docVIP

第三部分、公司管理制度 、行政管理制度 一、文件管理制度 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级文件等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、文件资料档案的保管、查阅。 （一）所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 （二）文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 五、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。 六、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 二、保密制度 为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： （一）公司经营发展决策中的秘密事项； （二）人事决策中的秘密事项； （三）专有技术； （四）招标项目的标底、合作条件、贸易条件； （五）重要的合同、客户和合作渠道； （六）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； （七）股东会或总裁确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。 七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。 八、行政部应定期检查各部门的保密情况。 三、印章使用管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权。各类印章的具体管理条例： 印章的刻制 刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司总裁批准后，由行政部统一办理。印章刻好后由行政部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。 一、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。 二、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总裁核准后送交行政部门刻制。 印章的保管和使用 一、印章的保管 通过总裁授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 二、印章的使用 任何部门在启用印章前，均需与公司（行政部）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续） （一）公章：公章由公司总裁保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政部处领取并填写《印章使用申请表》，经由总裁核准后并在《印章使用申请表》中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由行政部，并在《印章使用登记薄》签字。行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。 （二）合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到行政部领取并填写《印章使用申请表》，经由公司或分公司财务总监或各分公司财务总监审批，财务经理审核并在《印章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交由行政部并在《印章使用登记薄》签字。行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。 （三）法人私章：法人私章由公司或分公司法人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。 （四）财务章：由财务部总监（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专