1文件管理注意事项.docVIP

文 件 管 理 规 定 电子文档 电子文档由公司及部门拟定的电子文件及收到外来电子文件构成。 1、各部门要在办公室申请本部门的电子文档文件夹，本部门所有文档都要存储于本部门的电子文件夹中。 2、电子版文件名称规范：拟稿人+文件标题简称+成稿时间。如“（孟庆奎 工资待遇”，存储于电子文档文件夹中。 3、各部门电子文件要求备份2份纸质文档，一份各部门留存，一份报留存办公室文书档案存档。 各部门及员工个人的电子文档（涉及公司部分），在交存办公室后，要存入本部门的电子文档文件夹中，立即在其他存储器中删除，以防泄密。 公司领导需要的电子文件由办公室负责及时录入公司领导的电脑或存储器中。 各部门借阅电子文档时，要到办公室登记《借阅文件登记簿》，使用后及时归还或经办公室同意随即删除。 各部门收到的外来电子文件、本部门拟定的电子文件都要到办公室登记《收发文件登记簿》，并存入办公室电子文档存档，同时打印一份纸质文件存档。 办公室要对所有归档电子文件和拟定电子文件进行编号，公司文件编号规范为“内汇丰电字（2012）xxx号”、“ 内汇丰电函字（2012）xxx号”。部门文件编号规范为“内汇丰XX电字（2012）xxx号”、“ 内汇丰XX电函字（2012）xxx号”。 纸质文件 纸质文件档案由电子文件的纸质备份和手写文件及外来纸质文件构成。 1、电子文件备份的纸质文件，一份本部门留存，一份交办公室留存。 2、各部门收到的外来纸质文件、拟定的纸质文件要送到办公室登记《收发文件登记 簿》。 3、办公室要对所有归档纸质文件和拟定纸质文件进行编号，公司文件编号规范为“内汇丰字（2012）xxx号”、“ 内汇丰函字（2012）xxx号”。 部门文件编号规范为“内汇丰XX字（2012）xxx号”、“ 内汇丰XX函字（2012）xxx号”。 4、各部门借阅或归还文件要登记《借阅文件登记簿》。 共性规定 1、凡收发文件必须经过公司总经理批阅，办公室要做好文件的审核和分类工作，及时提供给总经理批阅。 2、办公室要负责催要、催签各部门的文件工作，做到文件归档的及时性、完整性，不得有遗失和遗漏的现象发生。 3、各部门要做好文件档案管理的配合工作，要顾全大局，不要各自为政。 4、全体员工要认真执行国家《保密法》，切实维护公司的核心利益。 5、文件档案管理要符合国家《档案法》的要求，做到依法管理，规范整齐。 内蒙古汇丰石油集团有限公司 二○一二年二月十日 1