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Excel数据链接技巧  ---- 在Excel 2000中，用户可以通过链接将硬盘中其他Excel文件中的数据链接到所创建的工作表中，从而使编制出来的表格更加简洁、方便、实用。 ---- 在Excel中，用户可以采用不同的链接方式，例如可以将同一工作表中的不同单元格或一个单元格区域中的数据链接在一起; 也可以将不同工作表中的单元格或单元格区域中的数据(不论是否是同属一个工作簿)链接在一起。当链接中的源数据发生变化时，Excel还可以更新所对应链接点中的数据。下面我们举例来说明如何设置这种链接。 一、 链接工作表 ---- 假设某公司每个销售部门建有各自的销售情况工作表，当公司主管需要了解各销售部门的销售利润情况以及公司销售利润总和时，就要翻看所有销售部门的销售报表，工作量相当大。如果利用Excel中的数据链接功能，只需新建一个链接工作表(汇总表)，将所有销售报表中的相关数据全部链接到汇总表中，只要打开该汇总表，就可以轻松地获得各部门销售表中的数据。操作方法如下。 ---- 1． 在同一工作簿中的不同工作表中使用公式链接 ---- (1)进行链接操作以前，在销售报表工作簿中新建一个工作表(汇总表)。 ---- (2)在Excel中打开销售报表工作簿，将新建的汇总表设为当前工作表。 ---- (3)可以使用以下2种方法设置链接。 ---- 方法一: 直接在要链接数据的单元格中键入计算公式和链接对象及其数据所在区域，这种方法比较直观和快捷。此例中，您可以选中汇总表中的单元格C4，并在该单元格中键入=销售部1!D4+销售部2!D4或=SUM(销售部1!D4,销售部2!D4)即可。 ---- 说明: 在语句销售部1!D4中，销售部1为所引用的工作表名称，!为分隔工作表引用和单元格引用，而D4则为对工作表上单元格或单元格区域的引用。 ---- 方法二: 采用Excel中的设置功能来设置链接，方法如下: ---- 选中汇总表中的单元格C4，然后选择插入*函数，打开粘贴函数对话框。在该对话框中的函数分类列表框中选择常用函数选项，在函数名列表框中选择SUM函数(也可以选择其他函数命令)，按确定按钮，打开SUM对话框。将光标置于Number1文本框中，然后将销售部1工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格; 同样，将光标置于Number2文本框中，然后将销售部2工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格，这时将在光标位置出现销售部2!C4字样。单击确定按钮，返回汇总表表格。可以看到在该表的C4单元格中已填入了数据，该数据就是2个销售报表中利润额之和，在编辑栏中还显示该单元格数据的计算公式(如图1所示)。 ---- 2．在不同工作簿中的工作表中使用公式链接 ---- Excel不仅可以在同一工作簿中的不同工作表之间创建链接，还可以在不同工作簿中的工作表之间创建链接。假设上例中的汇总表是在另一个公司报表工作簿中，其操作步骤如下: ---- (1)将公司报表与销售报表同时打开置于同一Excel窗口中，并将公司报表工作簿置为当前工作簿。 ---- (2)在将要包含公式的公司报表工作簿中选定希望输入外部引用的单元格(即链接点)，本例为该工作簿中汇总表工作表中的C4单元格，接下来也有2种设置方法，其设置方法基本同在同一工作簿中不同工作表中使用公式链接中的设置方法相似，所不同的是在设置该单元格中键入数据的公式中还要添加上所链接数据源的工作簿名及其路径，如=SUM(C:\[销售报表.xls]销售部1!D4, C:\[销售报表.xls]销售部2!D4)。 ---- 编者注：外部引用是指对其他Excel工作簿中工作表单元格或区域的引用，或是对其他工作簿中名称的引用。在本例中指的是对销售报表工作簿中各销售部工作表中D4单元格中数据的引用。 ---- 3．链接数据的自动更新 ---- 用以上链接方式创建的工作簿一般不需要用户来维护，如果为链接提供数据的单元格发生变化时，包含链接点的工作簿中的相关数据将会自动更新。但需要注意的是，只有当包含链接点的工作簿与为链接提供数据的工作簿(源工作簿)同时打开的情况下改变源工作簿中的相关数据，或者在更新源工作簿中的相关数据后接着打开包含链接点的工作簿，Excel才会自动更新该链接。若是在关闭源工作簿后再打开包含链接的工作簿，Excel就不会自动更新链接数据，此时就必须进行人工更新链接，其操作方法如下。 ---- (1)更新全部链接点数据 ---- 打开包含链接的工作簿时将弹出一个对话框，询问是否更新当前工作簿中的链接数据，单击是将更新该工作簿中的所有链接点中的数据。 ---- (2)更新指定链接点数据 ---- 如果您只需要更新链接点工作簿中部分链接点的数据，则应在询问对