《会议管理》工长课程1.pptVIP

1 1 是否要开会？ 2.必须开会的“5个如果” 如果 必须把信息同时传达给多人 听取部门汇报工作 分派任务 要让别人参与决策以集思广益 有些事情需要当众表扬或批评 确定会议目标 必须以书面 的形式列明 必须切合实际 具体且可衡量 表明应达成什么 而非应做什么 确定参会者 对达到会议目标有潜在贡献的人 能够因参与会议而受益的人 适当的人数 小贴示 会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定； 调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人 会议时间、地点 与日常工作相联系 利用人的生理特征 控制时间（1-2小时） 1.时间选择 小贴示 例会最好能够保持每次相同的长度，这样可以给与会者一个明确的预期，以及严格纪律的印象。 会议时间、地点 2.会场选择 会场符合 会议性质 大小合适 不受干扰 设备充足 布置形式恰当 小贴示 ◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论; ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式 ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 坐次的选择 无桌环座 圆桌团团座 椭圆型围座 影院排排座 长桌对岸座 小桌分组座 制定会议议程 按照议案轻重缓急编排处理次序 写出每个议题所需要的时间 小贴示 好的议程设计有助于使讨论上轨道，也就是能在预定的时间内讨论各相