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文件名称 文件颁布与回收管理程序 文件编码 KY-WJ-SMP-00200 版本号 03 部 门 办公室 部 门 质量保证部 部 门 办公室 部 门 质量负责人 起草人 审核人 审核人 批准人 日 期 日 期 日 期 日 期 颁发部门 XXX 生效日期 分发份数 XX 分发部门 XXX XXX XXX XXXXXXX 目的 建立文件的复制、发放、回收、归档、销毁等一系列标准化管理程序，保证文件实施过程准确无误。 范围 各类文件的管理。 责任 3.1办公室：按指令要求对文件进行拟定、复制、回收、修改、归档和销毁 3.2生产技术部：颁布有关于生产方面的文件到相关部门 3.3人力资源部、办公室、质量保证部、销售部、财务部、生产技术部、新品部、仓库、供应处：接收文件及文件保管并按文件具体内容执行，当文件需重新修改或出现错误时向办公室提出回收申请。 4 内容 4.1管理原则： 4.1.1文件准确无误。 4.1.2使用最新版文件。 4.1.3批准使用的文件是员工“行为”的准则，具有规范性，不得随意修改。 4.2文件的复制： 4.2.1文件的复制的基本要求。 4.2.1.1文件复制不允许手抄写。 4.2.1.2文件复制可以印刷、复印或电脑复制，但技术性或机密性文件的复制必须经过二人核对无误，签字后方可使用，复制件必须清晰，易识读。 4.2.1.3批文件应特别注意按批编码及版本号以示区别，防止混淆和差错。 4.2.2文件复制程序。 4.2.2.1技术标准文件经生产技术部审核无误并且批准后，由质量保证部复制。 4.2.2.2管理标准文件除机密文件由各部门制订经批准后负责复制颁发，并复制件送办公室备案外，其它文件均由办公室负责拟定，在文件批准后负责复制颁发，并复制件并在办公室备案。 4.2.2.3各种记录的复制按《批记录文件管理程序》的相应内容执行。 4.2.2.4各部门及工作人员的职责经审批后，由办公室复制，按职责分发。 4.3文件的颁发与回收 4.3.1颁发标准文件复制核对无误后，由编订人（起草人）、审核人、批准人、签字（签章）后，即可生效颁发。 4.3.1.1标准文件全部保密，任何人不得私自外借。 4.3.1.2每次颁发给部门及收阅人时，收发双方须在“文件发放回收记录”上签字，并注明： .文件名称、编号及份数 .领取部门 .领取日期 .领取人签字 4.3.1.3一旦新文件生效使用，前版文件必须交回。 4.3.2回收 4.3.2.1文件由于以下原因而宣布废止，停止使用时，必须及时回收。 .文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。 .文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。 4.3.2.2文件收回时，必须在“文件发放回收记录”上签字，要注明： .交回文件的名称、编号及份数。 .交回部门及交回人 .交回日期 .收件人 4.3.3文件归档 4.3.3.1所有标准文件的原件必须及时归档备查。 4.3.3.2及时填写归档记录，注明： .归档文件名称、编号、文件类别 .文件附件名称 .归档部门、归档人、日期 .收件人 4.3.4文件的销毁 4.3.4.1以下文件要销毁。 .文件编订过程中草稿复制，打印过程中的草稿。 .回收的旧版文件、归档一份后其余文件。 .其它的废止文件。 4.3.4.2凡属公司文件，统一由办公室收集、清点、建账、填写文件销毁申请单，经主管领导批准签字后，指定专人销毁，并指派办公室人员为监销人，防止失密。 5相关文件和记录 文件名称 文件编号 批记录文件管理程序 XX-ZL-SMP-03000 6 变更历史 XXXX 7 附录 XXXX 邯郸康业制药有限公司 第 1 页 共 3 页 文件颁布与回收管理程序 文件编码 XX-WJ-SMP-00200