档案管理制度完结.doc

PAGE PAGE 1 亿利通融资担保有限公司 业务档案管理制度 一、总则 1、为了加强公司业务档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，结合本公司实际情况，制定本管理办法。 2、公司档案工作遵循档案工作统一领导，专人管理的原则，维护公司档案的准确、及时、完整、安全，保障公司担保业务的开展。 二、业务档案定义 公司的业务档案是指与担保业务有关的具有利用、保存价值的各种资料、报表、图表、项目调查报告、合同等不同形式的历史记录。 1、本公司的业务档案分为重要业务资料、基本业务资料和保后检查资料三种： 重要业务资料：主要指反担保方式资料，如办理房屋（车辆）抵押登记证明、估价报告、房权证或使用权证书、房屋他项权证、公证书、授权书、股权质押出质证明、购房合同、相关收据等。 基本业务资料：主要指合同协议文本，如《委托贷款担保申请书》、项目调查报告、担保业务审批表、往来函件、风险评估报告、《委托担保合同》、《反担保保证合同》、抵（质）押合同、协议及其附件等。 保后检查资料：检查记录与分析报告、担保分类认定表、发送的催收通知与回执等资料。 2、归档业务档案由以下几部分构成： ①、客户基本资料 企业客户应提交基本资料清单 序号 资料清单 必备否 备注 1 《委托贷款担保申请书》 是 2 公司简介 是 3 法人简历及法人身份证 是 4 经年检的企业法人营业执照 是 5 经年检的组织机构代码证 是 6 国/地税证 是 7 基本户开户许可证 是 8 若为特种行业需提供行业经营许可证明 否 视实际情况 9 经年检的贷款卡复印件 是 10 公司章程 是 11 工商局企业信息查询 是 12 最近一期验资报告 是 13 近3年审计报告，最少提供近一期的审计报告 是 14 近期财务报表 是 15 近期供销合同（上游采购及下游销售） 否 视实际情况 16 近3个月银行对账单 是 视实际情况 17 根据公司章程提供贷款申请相关的股东决议 是 18 还款计划 是 19 用款计划 是 20 其他反映公司经营的相关资料，如代理证、经销许可证等 否 视实际情况 备注：以上为企业类客户担保需要提供的材料清单。以上文件均需加盖公章，多页文件需盖骑缝章。 个贷客户应提交基本资料清单 序号 资料清单 必备否 备注 1 《委托贷款担保申请书》 是 2 用款计划 是 3 还款计划 是 4 承诺书 否 视实际情况 5 身份证复印件（夫妻双方） 是 6 婚姻状况证明 是 7 本人及配偶户口复印件 是 8 个体工商户营业执照 是 个人经营性贷款 9 经营合同复印件 是 个人经营性贷款 10 税务登记证 是 个人经营性贷款 11 个人收入证明 是 12 其他反映公司经营的相关资料，如代理证、经销许可证等 否 视实际情况 13 装修合同及装修预算书 是 装修性贷款 14 购销合同 是 消费性贷款 15 首付款发票 是 消费性贷款 16 要求提供的其他资料 是 视实际情况 ②、合同协议文本 包括：《委托贷款担保申请书》、项目调查报告、法务部意见书、担保业务审批表、往来函件、风险评估报告、《委托担保合同》、《反担保保证合同》、抵（质）押合同、协议及其附件、《保证合同》、《借款合同》等资料。 ③、反担保方式资料 包括：如办理房屋（车辆）抵押登记证明、估价报告、房权证或使用权证书、房屋他项权证、公证书、授权书、股权质押出质证明、购房合同、相关收据、抵押物保险单正本等资料。 ④、保后检查资料 包括：检查记录与分析报告、担保分类认定表、发送的催收通知与回执等资料。 3、归档要求? （1）项目经理应按业务档案构成要求收集、整理好客户基本资料，按照文件资料形成的先后次序排列清楚，并附封面、目录。（目录按实际情况编制） （2）装订要求：视客户提供基本资料的实际情况，能用抽杆夹封装成册的尽量封装，资料过多不能用抽杆夹封装的应用长尾夹固定，避免资料缺失。 （3）如果基本资料里的某一项资料客户不能提供或银行不要求提供，项目经理应在那一项资料的位置附上客户不能提供或银行不要求提供的说明代替。 三、归档流程 1、归档时限：银行已经放款/出票的业务，其相关的业务资料应在银行放款日后五个工作日内移交给档案管理专员归档，任何人不得随意留存。? 2、交接手续：项目经理移交业务资料给档案管理人员归档时，档案管理人员应按目录清点资料，并检查资料的完整情况，如发现与目录不符或资料不完整，不予接收；如无异常，即办理交接手续，签收资料。 3、建档：档案管理专员根据接收的业务资料编制归档目录、建立档案，建档完成后为档案编号。 4、入库：将建立好的档案存放于专用的档案保管柜封存。 四、档案的借阅 1、公司业务档案服务对象为公司内部工作人员，原则上一律不对外借阅。特殊情况需向外单位提供时，必须经总经理签字批准。