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HD01办公室管理制度.docVIP

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文件编号 HD-ZD008 浙江亨达光学有限公司 内部文件 密 级 机 密 文件名 办公室制度 制文时间 2011-4-01 生效时间 2011-4-01 制文单位 行政人事部 审 核 核 准 1.目的:为了维护良好的办公秩序,特制订此办法。 2.范围:适合于本公司所有办公场所的管理工作。 3.职责:行政部负责本制度的制定及维护、实施及监督。 4.内容: 4.1办公场所环境管理 4.1.1每日上班时间,未使用空调时,公司办公场所的窗户应打开,以保持空气流通;使用空调时应将窗户关闭。下班时最后离开人员应注意关窗锁门,关闭办公用电设备。 4.1.2值班员在每日所有员工下班后,应及时检查各部门是否关窗锁门、关闭用电设备等。 4.1.3各办公室钥匙保管人员须妥善保管钥匙。非办公室人员在非办公时间不得进入办公室,遇特殊情况须向办公室相关负责人报告,经批准后方可进入。 4.1.4非专职人员,不得操作非己用电脑及相关设备,以免造成设备损坏、资料丢失等。 4.1.5下雨时,雨具应存放在指定处,一律不得带入办公场所。各部门应立即关闭窗户,以防雨水进入办公场所。 4.1.6日照轻微时,办公场所的卷帘窗应卷起至统一的高度;日晒严重时,所有的卷帘窗应放下。 4.1.7上班时间办公场所应开灯,保持室内光线明亮;下班时各部门应关闭电灯、电脑等所有电源,由行政部负责监督。 4.1.8禁带食品进公司和在公司非吸烟区吸烟。每位员工应注意清洁、整理个人办公区域,并保持桌面的卫生及整齐。每天下班前将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置,做好本部门办公区域“6S”工作。 4.2办公场所秩序管理 4.2.1员工工作行为规范 4.2.2员工应秩序井然地在各自的岗位上工作,不得随意串岗、闲聊、做与工作无关的事。在办公场所应保持正常行走,即使工作繁忙,也不要采用奔跑,以免给人造成混乱印象。 4.2.3每位员工都应注意自己的工作礼仪,着装整洁、坐姿端正,办公场所不得有大声喧哗等行为。如需讨论工作,应采用电话联系或走到相关人员身边,不得远距离高声谈话,需较长时间沟通者,可到会议室等场所进行。 4.2.4妥善保管文件资料、办公文具,电脑专人使用,须设置开机密码,不得随意泄露密码,不得转借他人使用(详见公司信息管理制度)。 .2.5办公场使用电话尽量不用免提功能,以免影响他人办公。禁止利用公司电话拨打私人电话。 4.2.6各人应及时接起自己的来电,并注意礼貌用语(详见公司礼仪制度),避免让电话铃声长时间持续。通话时应简洁明快,长话短说。如遇本部门其他人员的电话响而无人在时,应主动接听。 4.2.7若遇他人来电错打到自己电话上时,请主动告知应接听者。 4.2.8各人打印的文件、传真的资料应及时收取,节约用纸,禁止打印、传真与工作无关的资料,爱惜打印、传真设备,设备故障时由专人维修。 4.2.9办公室人员上下班应相互礼貌招呼,工作状态要保持良好,同事间应多沟通协调、和睦相处。禁止传播小道消息、消极思想、公司机密和搬弄是非。 4.3来访人员接待管理 4.3.1前台须向相关人员求得证实后方可引领来访者到指定区域,热情请坐、主动端茶送水。 4.3.2各部门接待来访人员尽量选择在接待室或会议室,如在自己办公区域接待,应注意轻声谈话,不要打扰他人办公。客人参观公司须经理级以上领导批准。 4.3.3遇有贵宾到来,前台工作人员应面带微笑起立迎接,并致以适当的欢迎用语。贵宾进入接待室后,应由专人安排饮料或茶水、点心等进行招待。 4.4节约资源管理 4.4.1 节约用水,用水后应随手关好水龙头,发现供水设备损坏漏水时,应通知有关人员尽快修复; 4.4.2 节约使用纸张,养成正反两面使用纸张的习惯。充分利用本部局域网传递相关信息,减少纸张用量。按需打印、复印文件、资料,尽量减少多余份数; 4.4.3节约用电,室外温度在28℃以上时可开启空调,少量员工加班时,原则上不允许开空调。人员外出时,应随手关闭本室的空调及其它用电设备。自然光线充足时,尽量不使用人工照明; 4.5监督管理 行政部负责对办公场所进行检查、监督,并将结果记录于《办公室日常规范管理查检表》。对违规人员按公司相关规定处罚。 5.相关文件、表格:《信息管理制度》、《礼仪管理制度》、《办公室日常规范管理查检表》 本管理规定由行政人事部负责解释,总经理批准后于即日起开始执行。 1

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