办公室常工作规范.docVIP

办公室日常工作规范 一、基本礼仪 1、服饰礼仪：着装要大方得体。男员工应注意保持发型整齐，服装清洁，不要歪斜领带，不 要穿背心拖鞋；女员工化淡妆，佩带饰物与所从事的具体工作相适应； 2、办公礼仪：办公场所必须保持清洁安静；走路脚步要轻，抽屉、门窗要轻拉轻推；上班前 不得饮酒，严禁抽烟；离开座位，轻轻起身。讲究语言文明，音量适中，严禁大声喧哗、聚堆聊天；不得随意脱岗、串岗，妨碍他人工作；工作时间不得随意外出或办私事，因公外出者需经部门负责人允许，并在前台作外出登记。 3、电话礼仪：接听电话要使用礼貌用语；打电话时尽量压低声音，以不干扰他人为公为宜；语言力求简洁，严禁长时间接打私人电话。对客户的咨询，积极回复。 4、接待礼仪：面带微笑，礼貌周到；约见客人，提早到达。对前来拜访的客户，应起身致意，切勿让客户站在桌前等候；接待来访，业务洽淡等应在会客室或会议室内进行。工作时间不能在公司会见与工作无关的人。 二、办公环境规范与设备管理 1、电脑设备出现软硬件故障时，应通知专业人员处理，不得擅自更改、更换系统软硬件。 2、员工要经常备份重要数据，对于重要的文件要加密存盘。 3、因工作需要配置的电话、传真、复印机、打印机，使用时提倡履行节约，反对铺张浪费，有效运用电子化办公资源；严禁利用公司设备从事私人活动。 4、领用办公耗材等需先行登记，行政部采购办公用品需先填写采购单，经批准后方可。 5、办公时间不得无故离岗、窜岗、玩游戏、聚众聊天或长时间接打私人电话，办公桌面要保 持整洁，做到人走桌清，要自觉维护办公室环境清洁，爱护办公设施。 6、接待外来客人时，一般安排在会议室，进入办公室应有人陪同，并注意不让其随意走动、 坐在位子上翻看各种文件资料或使用公司电脑。 三、会议管理制度 1、会议类别： ①主管例会：每周六09：30——11：30； ②技术会议：每周五14：00 ③销售晨会：每天08：45——09：00 ④其他会议：不定期 2、开会纪律： ①开会前5分钟，记录员需准备好会议室，保证各项设施设备能正常使用，会后要进行 会场清理，各类物品座椅归位，关闭空调及电脑等。 ②要准时参会，保持肃静，开会前请将手机调至振动，无特殊情况，不得缺席。 ③会议纪要需当天整理，呈送审批后发送各部门相关负责人，纪要的纸质档与电子档均 需存档备份。 四、文件处理制度 1、外单位送至公司的文件、信、包裹、快递等，需在前台先行登记后分发，私人物件除外。 2、发文程序： ①拟稿：由经办人就待发内容整理成文。 ②审核：由经办部门主管对内容、格式等进行初审。 ③会签：由文件所涉及部门的主管审核后会签。 ④签发：CEO核定后分发相关部门。 ⑤归档：由人资部对文档编号、归类、存档。 ◆ 各部门自行拟用的内部文档，均须及时发送人资部存档。 五、档案管理制度： 1、档案由人资部统一管理，分为文字、图纸、表格、音像、电子版，编号与归类方法如下： 编号规则：部门—年号/类别—数字流水号 如：HR—2010/1—001 行政部：Administration Department ①与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件、章程、各类诉讼档案； ②工作报告、专题报告、会议纪要、重要讨论稿，年度总结及计划，重要外事活动记录； ③公司财产清理、统计、购物计划； ④公司各项活动形成的有关音像材料、 相关图片资料 人资部：Human Resources Department ①人事任免、晋升 ②员工档案、劳保福利等 ③考核、奖罚、培训等 财务部：Finance department ①财务管理制度 ②财务报表数据、合同、各类证件扫描件与复印件 销售部：Sales Department ①销售合同、服务协议、销售统计等； ②客户档案。 ③部门管理制度等 公关部：Public relations department ①部门管理制度 ②合同协议等 项目部：Project Department ①可行性文件、施工文件、合同、结算书、招投标书、证件等 ② 工作联系单及费用结算凭证等 六、出差审批流程： 公司人员出差必须填写《出差申请单》，明确出差时间、地点及工作内容，经部门经理确认 方可实施；部门负责人出差，需由副总确认，总经理审批；副总出差由总经理签批。 2、若需要预支差旅费，必须持审批后的《出差申请单》填写借款单，经审批后方可借支，出 完差后应于当周内找财务结清此款，多退少报，不得私自存留。 3、出差前，必须将审批后的《出差申请单》交人力资源部备案，在出差途中，确因工作需要， 调整出差地点和时间，应事先征得部门经理及副总同意，并及时报人力资源部备案，否则 新的出差地部分差旅费不予报销，超出时间