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加强信息化管理 有效提高企业文书档案质量 　　摘 要：随着企业不断发展，中国石油下属的各企业陆续建立了自己的E6档案管理系统体系。克拉玛依石化公司热电厂，是公司直属二级单位，为公司生产装置提供蒸汽、压缩空气、氧、氮、无盐水及供汽任务，是公司炼化生产动力保障系统。并且涉及的专业也比较多，文书管理制度也多，容易出现非常难归档的现象，实现信息化文秘与档案工作统一化，是当前炼化企业电厂必须改进的一项重要举措。因此，将E6档案管理体系与发供电企业的传统文书档案管理进行有机融合，建立具有发供电企业特色的信息化档案管理体系，可有效提高企业文书档案的质量 关键词：信息化 档案管理 提高 质量 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0151-02 1 加强信息化管理，有效提高企业文书档案质量的背景 今天随着信息化管理在炼化生产的不断发展，手工操作的文书档案管理已经不适应信息化管理的需要，文书资料的管理在企业发展中是一项重要环节，为提高工作效率和文书档案信息化处理程度，准确利用档案资料等，为了很好地留存保管好长期的档案和加快查询速度，节省档案资料的存放地方，急需实施文书档案信息化的管理。因此，充分发挥信息化管理，才能有效提高炼化企业文书档案的质量 2 加强标准化管理，有效提高炼化电厂文书及档案质量的作用 档案的质量是企业工作的一个重要组成部分，它是企业建设与发展历史最真实面貌的反映，是提高生产、经营、管理和科研等各项工作提供的依据和参考，也是分析问题、查找原因、解决实际问题的重要依据 2.1 信息化档案录入工作，直接减轻工作任务，加快工作效率 在档案资料查找中，主要先说明需要查找的档案、题名、时间，然后，文秘档案工作人员可以根据档案目录、按件进行查找。如果因归档人员不按时间或者先后录入，查找起来就会比较麻烦了。信息化档案系统可以提高查找速度以及归档难的问题，档案人员就可以从传统的手工操作中及时解脱出来，工作强度也随着信息化管理逐渐减少 2.2 信息化档案管理可以随时补漏和增加文档 手工的档案立卷方法收集资料不全或漏交时，就会非常麻烦，重新拆卷。所有的文书档案又得全部重新按时间先后顺序编排档号、页号及重新抄写目录等封面工作，不仅浪费时间，还需要工作人员做重复工作。如果改为信息化档案入档工作，不仅可以节省时间，还可以合理利用时间去提高专业业务水平 2.3 信息化管理有利于保存原文件 手工文书归档工作在立卷时，为了档案资料外观的整齐，往往工作人员就会切掉多余的边边角角，不仅浪费时间，还非常麻烦，不仅文件原样改变了，稍微不注意还会触伤手。对于档案管理人员当没有经验的时候，每天做着同样的重复工作，会出现很多烦恼，自从改成信息化归档工作管理后，所有的问题烦恼全部都不存在了 2.4 信息化入档有利于查找和快速检索 原来以传统入档管理的模式，不仅使人精神疲惫，还会浪费大量的时间，并且档案归档也非常不科学，时常处于较低水平。因此，充分发挥信息化管理，才能有效提高炼化企业文书档案的质量 2.5 系统化管理更有利于文档的安全性 以前查阅文书档案是全部提供利用。档案利用者其实只是利用其中的一份文件资料，却可以看到所有的档案内容。非常不符合档案管理规定的保密性要求，计算机管理将可以改变为单份文件，其它与此文件无关的都看不到了，这样不仅符合档案管理规定又保证了档案的安全性 2.6 微机管理有利于提高归档的质量 档案的目的在于有利于提供有价值的档案给利用者，因此，必须按要求进行收集、整理、立卷、归档，炼化企业电厂自从文书档案进行计算机档案管理后，文书人员可以从收集、整理、剪切、排序中顺利地解脱出来，可以把大量的时间和精力放在学习和加强业务水平上来，不仅可以提高档案的入档率，还可以保证文书档案的归档质量 3 加强微机化管理、有效提高归档价值 加强信息标准化管理，可以加快档案入档的工作质量和提供利用者效率，使炼化企业电厂档案管理在为该厂党政、经营、安全、生产、设备管理等提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。热电厂主要从以下几个方面开展工作 3.1 强化制度建设，实现全过程管理 档案管理是企业工作的一项重要工作，规范了各项管理和归档范围，从制度建设入手，建立了一套完整的档案管理制度和有效的工作程序，严格执行公文行文规则，制定严格的档案管理标准。对需要修改的主要内容，都应该按照文件管理程序进行审核。文件字体、纸张严格按照公司公文管理规范执行，保证档案文件的质量和存档价值 3.2 明确部门职责，档案立卷前移 办公室工作人员应规范厂党政、经营、安全、生产运行、设备管理制度，文秘人员在处理文件时，必须执行公司党政