2.1会展立项策划.ppt

（一）建立目标观众数据库 （二）编制观众邀请函 是办展机构根据实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传页。主要内容包括： 1、展会的基本内容：展会名称、时间、地点，举办单位、展会特色、优势介绍； 2、展会招展情况：参展商、参展商品介绍； 3、展会期间举办的相关活动：活动名称、时间、地点、主题、内容； 4、参观回执表：单位、行业、联系方法、联系人等。 （三）招商活动规划 1、选择招商渠道：媒体招商（专业媒体和大众媒体）、机构合作招商（协会、商会、国际组织、驻华机构、合作单位）、国内外同类展会招商（合作营销）、参展企业招商（各自邀请）、专门代理招商（专业代理、中介机构）等。 2、明确招商分工：一是外部招商单位之间的分工和内部招商工作人员之间的分工；二是对招商地区和重点目标规划，并把招商任务具体落实到招商机构和个人；三是确定招商人员的信息沟通和工作协调办法。 （四）招商预算 1、招商预算的含义：在各项招商工作筹划基本确定的基础上，对招商活动的费用做出初步预算，并对展会招商可能需要的费用做出整体安排和具体支出计划，以便展会及时、合理地安排各种费用的支出。 2、招商预算的范围：包括招商人员费用、招商材料费用、招商宣传费用、招商公关费用、不可预见费用等。 （五）招商进度计划 是对展会的各项招商活动进度做出总体规划和安排。 任务一 任务二 任务三 任务四 任务五 任务六 五展会的相关活动计划 （一）商务旅行（商务考察和旅游休闲活动） 1、食宿安排：按协议价预先安排食宿； 2、商务考察：收集有关产品的市场信息，了解有关市场行情为主要目的的商务活动，注意考察主题衔接，落实对口接待单位； 3、观光休闲：放松身心，增长见识，一般与旅行社合作。 （二）会议 加强行业信息交流、增进友谊的桥梁和纽带； 包括专业研讨会（学术型）、技术交流会（合作型）、新品发布会（推广型）等。 （三）表演、比赛等其他活动 1、表演： 文艺性表演 （烘托型） 营销性表演 （促销型） 例行性表演 （程序型） 2、比赛： 参与性比赛如抽奖 专业性比赛如评奖 配套性比赛如竞赛。 六、现场管理计划 （一）展会开幕管理计划：做好开幕式的筹划、准备、控制和协调； （二）展会现场管理计划：布展（展位搭建、展品陈列）、开展（安全、秩序）、撤展（拆除、回运）管理等。 2009年秋季全国糖酒商品交易会布展程序 注：参展和布展施工用电手续应到各展区“现场服务处”办理。 2009年秋季全国糖酒商品交易会布展守则 （1）在规定的布展时间内，凭《施工证》入场，一人一证，参展单位根据实际需要凭《展位证》申购《施工证》。室内净地展位按每5平方米可购一个证，3米×3米标准展位及简特展位每间可购两个证的原则进行，每证收费￥10元。 （2）布展期间，仅凭《施工证》入场布展，《代表证》、《参展证》、《观展券》无效。 （3）布展期间，入场布展施工单位都必须配戴企业标志并自行看管好自己的展品及展具，若有丢失后果自负。 （4）布展时，对号定位布展，不准挪位和超越范围，逾期不到会或会期更换展位者，所订展位按空位对待，不退费用。 （5）禁止不符合大会规定的参展范围的展品入场布展；禁止假冒伪劣及有侵犯知识产权行为的展品入场；禁止危险品或其他导致不安全因素的展品入场。若违反此规定，糖酒会有权要求无条件撤除，一切费用由参展单位自付。 （6）净地展位特装时，参展单位须选择具有相应资质的搭建施工单位进行展位设计、特装和用电施工、搭建，所有图纸和方案应提交大会审定，并签订施工、消防安全责任书，承担相应安全质量责任。 （7）布展现场，不允许初期制作，只允许拼接组装和装饰。因装修装饰工程量大，所需时间较长的单位，应与展区组联系，在允许的条件下可提前进场，并按规定缴纳提前进场加班费。 （8）布展时，参展单位和施工单位必须负责清理各自布展施工场地，保持通道畅通。 …… 第四节 会展的财务预算方案 1、会展财务预算的含义：对展会举办期间所需要的经费和预期收入进行的初步预算。 2、会展财务预算的依据：签约商、供应商的准确报价，保证财务支出充足、合理、高效。 一、会展支出费用预算 （一）展览场地费 （二）装饰费 （三）会展宣传推广费 （四）招商和招展费 （五）交通食宿费 （六）工作人员费用 （七）人工费 （八）管理费用 （九）观光娱乐费 （十）杂费 （十一）税收 （十二）不可预见费 二、会展收入预算 （一）展位费收入：展位费和相关服务（租赁）收入； （二）门票收入：展览及相关配套活动门票收入； （三）广告和企业赞助收入：广告发布、广告代理、企业赞助、个人捐助收入。 1、展会本身的广告资源 ①资源的含义 是指用于生产满足人类需要的有形产品和无形产品的那些物品和劳务。 资源按其是否可以自由取得，分为自