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湘西自治州 有限公司 制度汇编 （试行） 二0一二年一月 第一部 行政总务 第一章 会议与活动管理规定 为加强公司的内部管理工作，提高工作、会议的效率。现对公司各项例会的召开议程及相关要求作如下规定： 部门主管工作例会。每周六下午3点至5点为公司常规例会时间，参加对象为部门主管或经理。 会议议程：前月（周）工作计划检查、会议主要事项讨论、部门协调、本周反映问题协调、工作布置。 重大事项专题会议。需由部门经理提议，由总经理批准，行政人事部统一安排。 部门内工作例会。部门内工作例会召开时间由部门自定，部门经理主持。 第五条? 以上会议共同事项： 1、与会者应做好会议准备，准时出席，各职能部门负责人必须将前次会议纪要、部门例会纪要、工作计划带齐参会。 2、周工作计划的检查，由各部门负责人依序作总结性的工作汇报， 3、下周工作计划布置由总经理或公司总监公布分配 4、所有会议应做好会议记录。 5、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。 6、以上第一、三项会议的会务工作由行政人事部统一安排。 7、因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理。 8、由会议主持人负责会议考勤工作。 9、会间应关闭通讯工具，或将其消音。 10、公司原则上要求对所有需要举办的活动提前一个星期作出策划方案，分工到每一个部门（每一人）具体负责事项，然后报总经理审批，同意后实行（特殊情况除外）。 11、参与活动的全体必须按活动的要求执行。 12、活动是公司的企业宣传，设定岗位上的任何人必须无条件参加，否则视为无辜矿工处理。 第六条 附则：本规定由公司总监解释，如遇到本规定的特殊情况，由总监会同有关部门重新商定。 第二章 办公室管理规定 (一) 职业礼仪职业形象（1）我们着力体现整洁、大方、得体的职业风格。（2）职员上班衣着基本分为：A、星期一至五??? 男职员着衬衫、西装、深色皮鞋（短袜），系领带；女职员着有袖衬衫、西装裙或西装裤、有袖套裙，着皮鞋。B、星期六上午??? 可着与工作场所相适应的轻便服装，但短裤、无袖装、超短裙不在此列。C、在“清明”、“五一”、“十一”、“中秋”、“元旦”、“春节”等长假期时，如需要将休息日与工作日进行调换以连续休假，导致休息日仍需上班的，可在放假前一个工作日，着与工作场所相适应的轻便服装，其余时间，按照非周末要求着装。D、所在部门、岗位另有着装要求的，按要求执行。（3）上班时间必须佩戴工作牌。 (二)? 办公室纪律 一、使用电话注意语言简明，所有外接电话应使用：“您好，艾圣奇”问候语；二、代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达；三、办公时间不得擅离工作岗位，需暂时离开时应与同事交代；四、不在办公区域高声喧哗，接待来访、业务洽谈要在洽谈室内或其他公司指定区域进行；五、注意保持整洁的办公环境，办公室内严禁吸烟； 六、上班时间严禁进食； 七、适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训/会议中则请取消铃声。 八、公司办公用品(电脑、打印机、扫描仪、电话等)未经主管部门同意，严禁随意移动； 第三章 电话管理条例 第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用， 禁止员工在公司内拨打私人电话。 第二条 员工拨打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，接听私人电话最长不超过3分钟。 第三条 前台总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。 第四条 前台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，艾圣奇”，当被告知分机电话时，应说：“请稍等，正在帮您转接!”如分机占线，应说“电话占线，请您留下联系电话，稍后与你回复或请稍后拨打直线，直线号码为……!”接听内线电话的用语为：“您好， 前台!”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。 第五条 禁止员工在公司拨打私人长途电话。有外线电话的业务部门不得到前台、传真机或其他部门挂国际、国内长途电话。公司将定期检查长途话费清单，如发现拨打私人电话，除电话费由其本人双倍承担外，并给予相应行政处罚。 第六条 部门因业务需要开通国际长途，公司将根据实际情况开通，并授权部门专人负责管理，被授权使用人员应本着节约原则使用。 第七条 其他部门员工，确因业务需要须与国外客户联系，应到指定电话登记后拨打。员工未经同意即私自拨打国际长途，或以公事为由骗挂国际长途电话的，每次罚款100元，并承担所产生电话费用；屡教不改者，视情节给予罚款，直至开除处理（此项目前公司以手机为主）。 第八条 节假日值班和居住公司人员不按上述第五条规定，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改者，视情节给予扣发奖金或提成，直至开除处理。 第九条 已开通国内长途电话的部门，各员工应本着节约原则使用。部门