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试论高校档案实现信息化管理面临的问题及对策 　　摘要:高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。笔者根据当前高校档案工作信息化过程中存在的主要问题,提出切实可行的整改对策。 　　Abstract: With the rapid development of higher education, college file, as a high concentration of information,should speed up the file information construction in order to adapt to social and development of higher education. Speeding up the college file information is the necessary requirement for the construction of university archives records management in todays university. The colleges and universities should strengthen the awareness of archival information, active file database development and network management and the establishment of college information service system. Based on the main problems of current college information service system in the process of university archives, practical corrective measures are proposed. 　　关键词:高校;档案管理;信息化 　　Key words: college; file management; information 　　中图分类号:G20文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)24-0160-01 　　 　　1高校档案资源开发利用存在的主要问题 　　1.1 从档案管理部门角度分析。 　　1.1.1 档案观念淡薄,服务意识不强。由于档案工作效益的滞后性,人们往往重视高速度、高效益的工作,而忽视档案工作。多数高校认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已,不了解档案工作的内容、性质和任务,更不了解按照一定的原则和方法管理档案,充分开发和利用档案资源。档案管理分散,档案人员缺乏管理知识,档案无法有效利用,这与传统的档案管理模式有一定的关系。以人工操作、汇集整理、保管保护为主的传统档案管理模式,使得档案部门缺乏时代感和紧迫感,思想守旧,消极等待。因此,使大量具有利用价值的档案信息成了无人问津的“死档”,更谈不上发挥其社会效益了。 　　1.1.2 管理体制不合理。目前,高校除了设置一个综合档案室外,还分别在教务处、学生处等部门设置档案室。档案部门的分散设置,一方面,使档案工作各环节无法实现统一化、标准化管理,难以形成规范、科学的档案管理模式;另一方面,给档案利用者查阅、利用档案带来很大不便。因此,不合理的管理体制,不利于档案资源的开发利用,严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益。 　　1.1.3 档案结构单一。高校档案结构单一现象主要表现在:一是门类单一。很多高校的文书档案所占比例偏重,而学术科研、毕业生状况等档案所占比例偏小。这样的档案结构,使开发利用档案信息的范围狭窄,不能满足社会对档案信息需求的多元性和多样性。二是档案载体形式单一。绝大部分是纸质档案,很少有磁盘、光盘、影像等电子档案,不利于档案传播。 　　1.1.4 档案管理人才匮乏,人员素质不高。人才资源是高校档案部门重要的战略资源,档案人员素质是高校档案工作信息化的关键。但目前,高校档案人才队伍存在许多问题,主要是整体素质较低、知识结构不合理,缺少服务创新意识。 　　1.2 从档案主管部门角度。 　　1.2.1 资金问题。高校档案工作信息化,设备、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金。但是高校档案管理不是学校工作的第一线,档案主管部门很难争取到足够的资金支持,因此,高校档案室的建设工作相对滞后,无法适应当前新形势下档案管理工作。 　　1.2.2 安全问题。档案信息具有本身的特殊性