数码档案整理方法.pptVIP

一、概 述 什么是数码档案 由数码设备产生的，以数字形式保存和传输的图像或影音文件。 主要包括：数码照片、数码视频和数码音频档案等。 二、数码照片档案整理 1．定义 1．1 数码照片 指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。 1．2 数码照片档案 国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。 2．数码照片的收集 2．1 在教育教学活动中形成的数码照片应实行集中统一管理。各处室在照片形成后，按照数码档案管理规定进行整理，并及时向档案室移交。 2．2 收集范围 数码档案归档范围参照《文书档案归档范围及保管期限表（声像类）》执行 3．归档要求 3．1 属于归档范围的声像材料，形成部门要对声像材料进行必要的编辑和拟写文字说明，并及时向档案室移交，不得私自保存或者据为己有； 3．2 根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》中推荐的图像数据格式，要求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF格式。 3．3 拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的精度应不低于600dpi。 3．4 数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理方法另附 。 4．整理方法 整理流程： 4．2 分类 4．2．1 分年度 首先将所有照片按其形成年度分开，不同年度的照片不能混在一起归档。 4．2．2 分组（专题、事由） 将同一年内的所有照片按内容进行分组，即同一组的照片应该是同一次次会议、同一项活动、同一个项目所形成的照片。 4．3 排列 照片排列的顺序为：年度－组－张。 4．3．1 不同年度所形成的照片，按年度先后顺序排列。 4．3．2 一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排列。 4．3．3 每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。 4．4 编号 4．4 ．2 张编号：同一组内，按照片重要程度结合时间顺序进行排列，照片命名格式为，序号-张题名。例如：04-学生获奖照片 4．5 刻盘 光盘刻录内容包括：照片文件夹和光盘自述文件。（暂不刻盘，但应写好自述文件） 4．5．1 照片文件夹 存储经过分组、排列、编号的所有照片。 4．5．2 光盘自述文件 光盘自述文件的格式为TXT格式文件，内容有： 全宗名称：单位全称； 光盘号：由归档年度－盘号组成； 例：2010－1； 类别：数码照片； 照片情况概述：光盘共计存放照片的组数、张数； 简要介绍照片的内容，对重要的照片要重点介绍； 阅读环境要求：微机安装的操作系统、运行软件的 版本。例：安装有Windows98和Office2000 以上版本，能够识别JPEG（JPG）格式文件的浏览器或软件的微机。 4．5．3 光盘刻制要求 4．5．3 ．1 数码照片档案归档的最终载体为一次性写入光盘。 4．5．3 ．2 归档的光盘要保证质量，光盘刻录的内容要确保数据准确、图像清晰。 4．5．3 ．3 刻盘 建议每年刻制光盘进行数据保存。个别数码档案产生量较少的处室，可以将两年的数码档案刻制在一张光盘内。具体要求如图 4．5．3 ． 4 归档时间 光盘制作完成后，立刻归档。 4．5．3 ． 5 归档份数 归档光盘至少一式两套， A套封存保管， B套供查阅使用。 4．6 组编目 三、其他数码档案的整理 1 ．数码视频档案 利用数码摄像机获取的数字视频文件，归档格式为MPEG或AVI。 1．1 要求：根据数码视频档案的特点，我们建议每次活动刻制一张或几张。 1．2整理 1．2．1 分类：采用年度－事由分类。 1．2．2 排列 排列的顺序为：年度－事由。首先划分年度，在同一年度内排列事由（按时间先后顺序排列）。 2．数码音频档案：WAV和MP3格式。 1．归档光盘要求 1．1光盘盘面要清洁、无划痕，光盘数据无病毒。 1．2在光盘的标签层用记号笔或软笔标明档号。 1．3光盘装盒后要附有标签。标签应填写全宗名称、光盘号、套别、说明和组号。 2．光盘编目 编目顺序为同一年内依次排列数码照片光盘、数码视频、数码音频光盘和其他数码档案光盘。格式如下： 3．光盘的保管 3．1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘面裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。 3．2 归档光盘必须配有光盘盒，存放时保持盘片垂直。 3．3 环境温度为14°C－24°C，波动范围小于2°C；相对湿度45％－60％，波动范围小于5％。 3．4 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场环境。