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基于部门协同的离校管理与服务系统建设 案例名称 基于部门协同的离校管理与服务系统建设 来源学校 大连理工大学 责任部门 网络与信息化中心 通讯地址 辽宁省大连市高新园区凌工路 2 号 邮编 116023 电子邮箱 gxmark@dlut.edu.cn 电话 0411 负责人角色 姓名 部门 职务 职称 职 责 主管校领导 李俊杰 副校长 教授 规划与协调 牵头部门 张维平 教务处 处长 教授 组织与管理 牵头部门 郭驰 研究生院 副院长 副教授 组织与管理 支撑部门 张巍 网络与信息化中心 主任 助理研究员 设计与建设 案例撰写人 郭晓明、张巍、刘化总、李降宇、李先毅 案 例 简 介 大连理工大学离校管理与服务系统于 2014 年 4 月份启动建设，6 月份集中报退的学生计 7725 人使 用此系统开展离校报退工作。2015 年学校根据学校实际情况，对整个系统进行了重构和调整，扩大了 系统的应用范围和使用规模，增强了系统的灵活性和可塑性，系统除了用于每年两次的集中毕业报退之 外，也用于博士生的日常不定期毕业报退。 高校的离校工作涉及部门多，关联业务多，时间比较集中，其信息化转化过程复杂度高，涉及面广。 为了更好地开展我校的离校管理与服务系统的建设工作，项目组明确了各个相关部门之间的职责和关联 关系，如下图所示。每个部门在大的框架下有其一定的自主权，网信中心联合开发公司在整体上对所有 离校业务进行信息化梳理和把控。 在系统运行期间，各个部门根据系统设定的时间，按报退名单准备、业务环节数据准备、报退工作 发起、报退事项办理、毕业离校等阶段安排各自进行相应的工作，做到有条不紊。 离校管理与服务系统顺利替代了原有的纸质单报退模式。系统事项可以灵活配置，采用黑白名单机 制，结合一卡通读卡器简化了各个业务部门工作模式，提高了离校工作的整体效率。 44 高等学校智慧校园应用案例集 （第一辑） 1 建设背景 每年学校毕业生在离校时，都需要办理一系列离校手续，涉及财务处、图书馆、档案 馆、招生就业处、后勤处、网信中心等诸多部门，部分手续还存在跨校区办理的情况。通 常情况下，学生须手持学校教务处、研究生院、国际教育学院等离校工作管理部门自制的 “报退单”在2 天时间里到学校各相关部门单独办理并盖章确认，每年集中毕业学生数量超 过 8000 人，手续办理过程中经常会出现排队的情况。这种毕业离校报退方式，存在着学生 “跑断腿”、办理部门负担重、整体工作效率低等诸多问题，不但消耗了大量的人力、物力， 而且还不能够有效地对离校数据进行汇总、统计和分析。 很多高校都在努力探寻用信息化手段改变传统毕业离校模式，建设适合各自学校的离 校系统。离校系统是跨部门应用的典型案例，对信息集成、数据交换、数据实时性有很高 的要求，已有的信息化建设情况对离校系统的建设实施具有很大影响。大连理工大学 2009 年开始学校的数字校园建设，包括校园综合服务门户、公共数据库及数据交换平台、统一 身份认证平台，运行至今已经积累了比较全面的学校基础数据，打通了学校各系统之间的 数据交换渠道，学校人事、教务、研究生管理、图书等核心业务系统已稳定运行多年，在 逐步完善中，学校 2012 年建成覆盖教学区的无线网络，2013 年年初步完成学校一卡通建 设，当前已经基本具备了离校系统建设的基础条件。与此同时，学生、教师也被传统的离 校报退模式所累，对利用信息化手段改善和规范现有离校流程有诸多期待。为了使大连理