档案业务外包中管理机构及服务机构角色定位探究.doc

档案业务外包中管理机构及服务机构角色定位探究 　　摘要：随着档案外包服务日臻完善、服务地位趋于认可、档案人才加速流入，档案业务外包成为一大趋势。处于需求方和供给方的档案管理机构与档案服务机构，面临着强弱势转换、主被动周旋及监理欠缺的困境，需要明确二者角色定位，即从利益相关到利益一体，从标准局外人到标准制定者，从监理欠缺到联合监理 关键词：档案业务外包档案管理机构档案服务机构 2014年，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。”在此推动下，档案管理机构外包档案业务得到了长足发展。在档案业务外包渐成主流的大背景下，明确档案管理机构和档案服务机构的角色定位，有利于行业的健康和有序发展。需要说明的是，当前档案中介机构并非真正意义上的档案中介机构，应为“档案服务机构”。[1]（鉴于诸多关于档案服务机构的研究内容多以档案中介机构为名，故本文中引用的部分文献沿用档案中介机构的名称。） 一、档案业务外包渐成主流 20世纪90年代末，全国仅有100多所档案中介机构。然而，截至2015年11月，全国各级工商行政管理局备案登记的档案中介机构就有640多个。[2]档案服务机构数量的增加意味着越来越多的档案管理机构不断将自身的档案业务外包出去，除了民营档案服务机构逐渐占据主导地位外，外资型档案服务机构也陆续进驻国内。纵观整个档案业务外包的内外部环境，可以发现档案业务外包逐渐成为发展主流 （一）外包服务日臻完善 档案业务外包服务的逐渐完善主要体现在两个方面：一是档案服务机构的业务范围不断扩展。现阶段，档案服务机构的业务范围包括档案寄存、档案整理、档案数字化、档案管理咨询和档案开发利用，[3]逐步形成以档案为核心的服务体系。二是单一档案服务机构的业务范围开始涵盖档案管理的全流程，能够提供档案从保管到利用的一站式服务，对档案管理机构而言，这种一站式服务有利于更好地发挥档案价值 （二）服务地位趋于认可 档案管理机构在业务外包后，能够对档案管理机构产生积极的反馈，既能够对当前服务表示认可，又会引荐给直属或横向关联单位，扩大档案服务机构的业务范畴，推动档案服务机构的壮大。当档案服务机构获得客户认可后，将更利于其规模扩大和业务拓展，带动整个行业的进步 （三）档案人才加速流入 档案服务机构的人员构成较为复杂，素质参差不齐。对于成熟的档案服务机构而言，人员构成理应存在高中低的层次，不同层次的人员又会匹配到相应的业务环节。据此，不能简单地认为档案服务机构人员素质普遍较低。随着档案服务机构的发展速度加快，无论是薪酬水平，还是职业通道，都越来越具有竞争力，这对高素质人才的吸引力越来越强，将促进档案专业人员的迅速涌入 二、档案业务外包中管理机构和服务机构的困境 整个档案业务外包过程中，档案管理机构和档案服务机构分别扮演着需求方和供给方的角色。档案业务外包也是一种买卖的关系，同样也会出现失衡状态，但又表现出特殊性。买卖达成之前，档案管理机构拥有买或者不卖的绝对话语权，档案服务机构会主动寻求自身改变；买卖达成之后，档案管理机构容易产生系统依赖，随着时间推移逐渐变得弱势，档案服务机构主动改善的积极性会有所丧失，会被动地应对档案管理机构的需求。在整个买卖过程中，监理机构缺乏有效的监管和约束，这些都不利于供给双方角色的明确和档案业务外包的发展 （一）需求方的强弱势转换 对于产品而言，如果不是必备品，而买家又能够负担得起，那么买家就可以根据自身需要决定买或者不买，在这种情况下，其基本处于主导地位。档案业务外包就处于这样的状况，对于档案管理机构而言，它包括交易前的强弱势交叉和交易后的相对弱势 交易前的强势较易理解，买方掌握买或者不买的绝对主动权，特别是在买或者不买都不会对业务造成较大冲击和影响的情况下。同时也存在交易前的强弱势交叉的情况，即虽然档案管理机构面临着买或者不买的绝对话语权，但是也隐含着购买时缺乏选择的弱势。当档案业务外包服务较为紧缺时，一旦档案管理机构出现外部行政命令或内部领导强压的情况，就会因选择过少而处于相对弱势的地位。这种交易前的强弱势交叉是档案业务外包行业起步阶段的典型特征。交易后的相对弱势是指当档案管理机构将档案业务外包后，容易产生对档案管理系统的依赖，一旦后期维护费用出现问题，档案管理机构就有可能瘫痪。此外，由于档案管理机构人员的流动，可能出现新人无法判定整理后的档案是否达到国家或省市标准，容易被档案服务机构所遏制并处于相对弱势地位 （二）供给方的主被动周旋 面对档案管理机构的一项或多项需求，档案服务机构作为供给方会主动向档案服务机构提供服务。档案服务机构的主动服务需要档案管理机构不断投入资金