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文件管理控制环节和措施 张 眉 文件管理是档案管理的重要基础，作好文件管理工作，才能有效保证归档文件的完整、齐全，为长久利用档案创造基本条件。 文件控制环节主要有： 文件登记、处理： 收文： 按照收文处理程序，逐份登记，做到不漏登记、不重复登记，并填写收文处理单。 送交总经理工作部或综合办公室有关人员批办。 根据批办意见，填写传阅登记簿，依次直接送交传阅人员签收。 传阅人传阅完毕，请及时退回专职文书（文件管理人员）销号，在传阅登记簿上进行第二位传阅人员登记，送交签收。 送交传阅文件，及时催办、清退，防止误事、误时、丢失文件。 被转发的收文，在收文处理单和收文登记簿注明“转发”字样，按照发文对待。 属于不归档范围的收文，按资料管理，暂时保存、不得随意销毁。 发文： 承办部门业务主管人员拟稿。 经部门负责人进行业务审查（核稿）。 总经理工作部从政策、法规和文字表达方面进行审查（本款及以下各款由总经理工作部或综合办公室负责运转）。 须要会稿（会签）的文件送交有关部门会签。 送公司领导签发。 总经理工作部统一编制发文代字号。 打印正式文件、监印。 归档、分发、投寄。 二、发文质量控制：把好发文质量控制关，保证文件内容符合政策法规规定，符合文件格式规范、内容准确（文字、数据、图形、表格）、结构完整、手续完备。 三、收、发文分别填写收文处理单、发文稿纸中的归档意见栏目，严格区分文书、科技（基本建设、设备仪器、生产运行）及不归档范围，并依据《保管期限表》确定归档文件的保管期限。 三、文书工作移交：在日常工作中，由于专职文书人员工作变动或请假、外出，将会发生工作移交（含临时性移交）。这个环节十分重要，请不要忽视。 移交工作注意事项： 1、移交工作管理规定、制度、原则、方法、流程。 2、移交文件管理现状、遗留问题。 3、移交办理完毕准备归档文件。 4、移交收文、发文登记簿。 5、移交文件传阅登记簿、正在传阅的文件。 6、移交文件借阅、利用登记簿，清理借出文件。 7、对待新接手的文书人员，应当传、帮、带，待其工作熟练后，原文书人员方可离开岗位。防止尚未办移交或移交不到位、接替人员工作不熟练，就换岗走人。敬请各级领导和有关人员严肃认真对待工作交替，不可马虎。 四、作好平时预归档工作，发现问题及时处理，为正式归档做好一切准备。 3