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36-11 监理信息与监理档案管理 监理信息管理就是监理信息收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列 工作的总称。其目的是通过有组织的监理信息流通，使监理工程师能及时、准确 完整地获得相应的信息，以作出科学的决策。 36-11-1 监理信息 36-11-1-1 监理信息的重要性 1．信息是监理工程师实施控制的基础 控制是建设工程监理的主要手段之一。监理工程师为了控制工程项目投资目 标、质量目标及进度目标，首先应掌握三大目标的计划值，它们是实行控制的依 据；同时，还应掌握三大目标的执行情况；并把执行情况与目标进行比较，找出 差异，对比较的结果进行分析，预防和排除产生差异的原因，使总体目标得以实 现。也只有充分地掌握了这些信息，监理工程师才能实施控制工作。 2.信息是监理工程师决策的重要依据 建设工程监理决策正确与否，直接影响着工程项目建设总目标的实现；而监 理决策正确与否，其中重要的因素之一就是信息。 例如，在工程施工招标阶段，应对投标单位进行资质预审。为此，监理工程 师就必须了解参加投标的各承包单位的技术水平、财务实力和施工管理经验等方 面的信息。 又如施工阶段对施工单位的工程进度款的支付决策，监理工程师也只有在详 细了解了合同的有关规定及施工的实际情况等信息后，才能决策是否支付及支付 的数量等。 3 ．信息是协调各有关方面的媒介 工程项目的建设过程涉及到有关的政府部门和建设、设计、施工、材料设备 供应、监理单位等，这些政府部门和企业单位对工程项目目标的实现都会有一定 的影响，处理好、协调好它们之间的关系，并对工程项目的目标实现起促进作用， 就是依靠信息，把这些单位有机地联系起来。 36-11-1-2 监理信息的特点 1．信息量大 因为监理的工程项目管理涉及多部门、多专业、多环节、多渠道，而且工程 建设中的情况多变化，处理的方式又多样化，因此信息量也特别大。 2 ．信息系统性强 由于工程项目往往是一次性（或单件性）；即使是同类型的项目，也往往因 为地点、施工单位或其他情况的变化而变化，因此虽然信息量大，但却都集中于 所管理的项目对象上，这就为信息系统的建立和应用创造了条件。 3.信息传递中的障碍多 传递中的障碍来自于地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂，或传递的手段 落后，或对信息的重视与理解能力、经验、知识的限制。 4.信息的滞后现象 信息往往是在项目建设和管理过程中产生的，信息反馈一般要经过加工、整 理、传递，以后才能到达决策者手中，因此是滞后的。倘若信息反馈不及时，容 易影响信息作用的发挥而造成失误。 36-11-1-3 监理信息的管理 1．建立信息管理系统 信息管理系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组织和信息管理制度 等。 设计信息沟通渠道的目的是保证信息流畅通无阻；信息管理组织和管理制度 是系统管理所必须的条件。信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息 系统。 2 ．掌握信息来源，进行信息收集 收集监理原始信息是很重要的基础工作。监理信息管理工作的质量优劣，很 大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。主要的监理信息来源于： (1)监理工作的记录 1)监理日记：包括天气记录、施工内容、参加施工的人员（工种、数量、施 工单位等）、施工用的机械（名称、数量、运转情况等）、发现的工程质量问题、 施工进度与计划进度的比较（若拖延应分析其原因）、监理工作纪要和重大决定、 对施工单位所作的主要指示、当天发生的纠纷及正在解决的办法、与其他方面达 成的协议等； 日记可采用表格形式，应每日填写，力求简明； 2)周报：监理工程师和其他监理人员应按专业分工分别向总监理工程师汇报 一周内工程进展和监理工作情况，以及工程中的重大事件，总监理工程师根据合 同要求汇总后向建设单位汇报。 3)月报：各专业监理工程师每月应向总监理工程师汇报本月工程形象进度、 工程签证情况、工程存在的主要问题、本月监理工作小结、下月监理工作打算等。 总监理工程师汇总后，向建设单位写出月报（详见36-6-6-3 监理月报）。 4)监理工程师通知单或监理工作联系单 对施工单位作出比较重要的指示时，应采用书面的指示——监理工程师通知 单或监理工作联系单的形式。 5)工程质量检查、验收、评定记录。 (2 ）会议制度和纪要