在机关档案室中完成档案管理软件(肖强).doc

在机关档案室中完成档案管理软件 数据间的导入导出 肖 强 沧源佤族自治县档案局、馆 邮政编码：677400 电话号码：（0883）7121007 内容提要：随着档案信息化建设的发展，机关档案室都在推广应用世纪科怡档案管理软件，为解决多台机器之间数据格式互换问题，系统设置了导入、导出两个模块，本文试对在世纪科怡档案管理数据格式互换后导入导出的解决方法作初步探索，避免重复工作，以提高档案数据的录入工作。 关键词：机关档案室 档案管理软件 世纪科怡 导入导出 为了档案数据库有个统一标准、方便管理，我市（包括临沧市档案局）统一选用了深圳市世纪科怡科技发展有限公司的档案管理软件（简称世纪科怡档案管理软件）。到目前为止我县已将近有60个立档单位和部门都在应用世纪科怡档案管理软件，软件分为两种：网络版和单机版。网络版的成本很贵，单机版价钱较为合适，所以在购买软件时各部门各单位大都选择世纪科怡档案管理软件单机版，软件的成本不算高，但却给后面档案数据的录入工作带来瓶颈。原因是：其一，单机版的管理软件不能像网络版一样可以在设置好的服务器中同时有多台机器、多人分工、多人录入，数据可以在同一的时间里汇集到服务器上进行集中管理。其二，很多单位和部门会在指定的时间段内必须完成本单位或本部门的档案数据的全部录入工作，这样如果只有一个人在一台电脑上来完成所有数据的录入工作哪是可想而知的。解决的办法只能是在多台机器上安装科怡软件（单机版）然后再采用多台机器、多人分工、多台录入的方式完成档案数据的录入工作，然后一台一台的把每台电脑上的数据进行导入和导出，把所有数据集中导在一台指定的电脑上进行统一的集中管理。世纪科怡档案管理软件的数据库导入接口类型有(DBF、ACCESS、SQL SERVER、SQL ANYWHERE、SYBASE、ORACLE）；导出后缀数据库类型有（.txt、.dbf、.xls等）。录入档案数据时有的可能会以归档年度来进行分工完成录入、有的也可能会以不同门类来划分录入、有的还可以保管期限表来进行分工来完成录入，但不论用什么样的分工方法，只要系统开始的初识化工作做的正确，录入的过程符合档案数据的录入要求，其最后形成的档号排列号应该是正确的。数据录入完成后，剩余要做的就是需要把多台电脑上的数据集中导在其中的一台电脑上。根据近年来的工作实践，在此我以本县推广应用的世纪科怡档案管理软件为例，就以ACCESS的数据库类型为例，赘述在单机版的科怡软件间如何进行数据的导入与导出，以供探讨。 一、数据的导出工作 首先，要把所有的数据进行集中导在一台电脑上，就必须得把数据从其它勿需保留有数据的电脑中一台一台的把数据导出，这个过程就涉及到数据的后缀类型。这里以科怡软件文书档案中的传统方法整理和简化方法整理为例，并以Excel的形式完成整个数据的导出工作。供不同使用者需求，数据导出格式有（.txt、.dbf、.xls等），这里即将导出的数据以.xls为例。演示导出的数据路径为D:\个人重要资料(勿删)\xq\桌面\导出.xls（路径定义看个人习惯，这里的路径只供本文利用），文件名为：导出.xls，如下图所示： 铵钮说明： 表示将源表中的所有字段移到目标表中； 表示从源表中移动一个字段到目标表中； 表示从目标表中移动一个字段到源表中； 表示将目标表中的所有字段移到源表中。 其操作步骤有功能说明如下： 选择源表，在导出表选择的下拉列表中选择要导出的源数据列表，这些表是本系统中进行著录了案卷表或文件表。 选择数据导出类型，TXT文件、EXCEL文件和DBF文件，其后缀分别为：.txt、.xls.和.dbf，同样从下拉列表中选择。 选择字段名类型，数据表中字段名类型分为中文和英文两种，您可以选择其中一种。 选择要导出的字段名，利用两表之间的“》、、和《”等按钮进行字段选择。 其次，新建一个ACCESS数据库文件，文件名为：导出.dbf，数据路径为D:\个人重要资料(勿删)\xq\桌面\导出.dbf（路径定义看个人习惯，这里的路径只供本文利用）。 把前边导出的导出.xls文件转换成导出.dbf，如下图所示： 最后，把生成的数据库文件导出.dbf文件，在导入前还得把数据结构进行调整，以免在导入数据时因结构不一至而导致数据不能全部导入。数据库结构调整的方法有两种： ①在ACCESS数据库中对以下几个字段的数据结构进行调整，如下表所示： 表一： 简 化 方 法 整 理 Quantity 页数 文本类型→数字类型 Filing_yeay 归档年度 文本类型→日期/时间类型 Object_quantiey 份数 文本类型→数字类型 Piece_no 件号 文本类型→数字类型 Case_no 盒号 文本类型→数字类型 Pigeonhole_date 归档