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1 文书管理 雨名潞桶郊垢偶讯喻叮宇砧买痒吁眯嘎卞稗野谢厩冗殖汛刚导鼎焰秘令凰5.文书管理5.文书管理 2 壹、电子化时代文书管理观念 一、文书管理的重要性 1.文书是企业经营执行命令的依据 2.文书是企业内部相互沟通的桥梁 3.文书是企业与外界接触的媒介 4.文书是企业经营的记录与证据 5.文书是企业制作决策所需的资料 企业为使文书管理效率化，必需研订一套文书管理制度。总务行政部门负有订定此项文书管理制度之职责，文书管理制度应包括下列有关规章： 戌北韩阜薄港掠奠暂赤琐绝符雍痘威昨求申斟作漠苍蔷轻穗挖熙开谆郭宠5.文书管理5.文书管理 3 (1) 文书管理规定 (2) 文书流程图 (3) 文书处理基准 (4) 文书档案办法 (5) 文书资讯化处理措施 二、文书管理所遭遇的困难 1.文书处理程序繁、手续多 2.文书处理速度慢、稽催难 3.文书寄送，手续繁杂而迟缓 4.文件泛滥、保管困难 5.档案无规律，找不出所需要之文书 欢稍展董塘算康逸咀送萨古夺靡陷摩予茵驭纠脑称咋陌毫蛰嘿读锥抗屋涧5.文书管理5.文书管理 4 三、文书管理的自动化 1.文书制作的自动化 2.文书传递的自动化 3.文书保存的自动化 4.文书印制的自动化 5.图表制作的自动化 6.文书调阅的自动化 7.文书追踪的电脑化 四、文书的简化 五、表单改善※※ 眼熊尽叹咐芝疡陋房凰恬霞妊亦诗企福凭跪蟹融流诗默霞呈倔君醒别丹瑟5.文书管理5.文书管理 5 贰、文书制作 一、文书的种类 企业的文书，类别至多，可分为下列各类： 1.对外文书 (1) 以业务为目的与各有关工商单位往来之文书 (2) 以公务为目的与各政府机关往来之文书 (3) 以交际为目的与外界人士往来之社交文书 (4) 广告宣传用之文书 (5) 有关交易及商业往来之契约文书 (6) 有关诉愿、诉讼之法务文书 唯秧划医膜血荔晌扮用杯牧首缅腰醋掷吨会修灵绽备迄以雅痘曹俏靛涩略5.文书管理5.文书管理 6 2.对内文书 (1) 为洽商业务或解决问题，企业内上下单位或平行单位间往来之文书 (2) 为请示或报告事项，向上级主管呈送之签呈或报告书 (3) 为公布某一事项之公布及通知书 (4) 各项计划书及会议记录 (5) 员工对企业当局之各项申请书，人事、财务、业务等部门向主管人员呈报之日报、月报、日志等文书 (6) 其他企业内各项传票、表单、图表等文书 崭旦台缚苑展繁蝗罢壹典玲貉阻弄熬慌离赐鸽叫脉巾疗锋台罕来兴汛城项5.文书管理5.文书管理 7 三、文书制作要点 1.制作文书应注意时效 2.总务行政部门应事先印制各类文书用纸，以备各部门之需 3.企业文书目前已力求简化 4.一文应以处理一事为原则而且语句宜短，内容条文化 5.文书用语应采词意清晰的语法 6.避免使用艰深难解或模棱两可词句 7.文书应正确使用标点符号 8.函的结构应有“主旨”与“说明” 冠猪涡辉涧哲貉剿池褥亏铂撞总伞贴梯隋眼舍涟筒归纸茨迪淆辆起颜能岳5.文书管理5.文书管理 8 叁、文书处理 一、文书收发部门 1.设置文书收发部门 2.文书收发的目的 3.文书处理规定订定内容要点 二、收文、分文 1.收文 2.分文 劲在掩人著径敷拥灌乒拥垫该二熄鹅呵械依孪梧膨却滇众拣齿炉冶牢邻鼠5.文书管理5.文书管理 9 三、文书签办 1.签拟意见 (1) 签拟意见须签写于“签办纸”或“文书处理单”上，附同收文呈请上级核定 (2) 签拟意见如须请其他部门表示意见，则须送请有关部门会签，会签单位须在签办纸或“文书处理单”上列明会签之单位名称及其会签意见 (3) 会签时如会签单位有不同之意见，应指出与原签单位不同意见之要点，以便上级主管加以核定 (4) 如果收文简单，可以直接输文稿签复，则可免办签拟意见 沃珠策决抚贸嘶逮刮辈尉腾者结拯卑斑触孤杉呵取豆仑睬蝴仆此崖雅监追5.文书管理5.文书管理 10 2.办理文稿 (1) 办理文稿应依据所核定之签拟意见 (2) 拟发文文稿应分“主旨”与“说明”二部份 (3) 发出文书如有时限应加盖“速件”或“最速件”之戳，如为机密文件应加盖“密件”之戳 (4) 发出文书如须抄送副本给有关单位，应于文书“抄送副本栏”下列举抄送单位，以便分送 笨丁定悟溢粤虽锣风裳台窃呸夫欧重聊纂程傈赡搭砰苇辕分蓖批疼乱吁节5.文书管理5.文书管理 11 (5) 已进入文书管理电脑化处理之企业，各经办人可操作电脑终端机之文书处理系统办理各种发出文书之文稿 (6) 电脑制作之文稿如需呈送主管核定时，可透过电脑网路将文稿转入主管终端机，主管即可直接操作终机将文稿修改或核定 (7) 亦可将电脑终端机制作之文稿列印呈核 侠跃哇清竭依珠瓣缨帜逼披绚刺磅崇蔽贝咽阑铺鼓炔助揉身拯颇消骡默淌5.文书管理5.文书管理 12 四、文书缮校 文书缮写与校对乃是文书处理的另一重要