Access数据库技术实训教程4.pptVIP

第4章在Access数据库中维护与操作表 学习目标 维护表结构和表内容的方法 美化数据库表的外观的方法 快速地在数据库表中查找数据的方法 批量替换数据库表中数据的方法 为数据库表中记录排序的方法 筛选数据库表中记录的方法 本章内容 维护表 操作表 总结提高 思考与练习 4.1 维护表 4.1.1.维护表结构 问题的提出 怎样维护表结构呢？ 本小节的任务就是通过实例说明添加字段、删除字段、修改字段名称与字段属性等维护表结构的方式。 【操作实例1】 在“格达公司”数据库“物品”表中插入一个名称为“型号”的文本字段 操作步骤： （1） 在表中插入新字段 （2） 修改表中字段名称与字段属性 （3）删除表中字段 归纳分析 维护表结构的操作是在表设计视图中进行的。所以维护表结构时要在设计视图中打开表。 维护表主要指维护表结构和表内容，表结构维护包括添加字段、删除字段、修改字段名称与字段属性等操作。 如果一次要删除多个字段，可按住【Ctrl】键不放，单击每个要删除字段的字段选择器，然后再单击工具栏上的【删除行】按钮或按【Delete】键。 4.1.2.维护表内容 问题的提出 怎样维护表内容呢？ 本小节的任务就是通过实例说明添加记录、删除记录、修改数据、复制字段中的数据等维护表内容的方式。 【操作实例2】 在“格达公司”数据库中维护“物品”表内容 操作步骤： （1）向表中添加新记录 （2）删除表中记录 归纳分析 维护表内容的操作主要在数据表视图中进行，所以要维护表内容要先在数据表视图中打开表。 （1）设置记录更改属性 删除记录时最好进行提示。如果删除记录时，没有出现提示框，可设置【记录更改】属性令提示框出现。 归纳分析 （2）修改数据 如果发现记录中有错误的数据，可在数据表视图下直接修改数据，可选中错误的数据直接修改数据，也可以先删除错误的数据再输入新数据。 （3）复制数据 在输入数据时有些数据可能相同，这时可以使用复制和粘贴操作复制数据。 4.1.3. 美化表外观 问题的提出 前面看到的数据库中的表都是同一种颜色、同一格式，能不能改变表的背景与格式呢？ 【操作实例3】 美化“格达公司”数据库“物品”表的行高、列宽、隐藏字段 操作步骤： （1）调整表的行高 （2）调整列宽 注意： 可手动调整行高和列宽。 【操作实例3】 （3）隐藏列 在数据表视图中，如果表中字段很多，而有些字段在浏览或修改时可能不需要，则可将这些字段隐藏起来，在需要时再显示出来，以“物品”表为例，来说明隐藏列的操作步骤。 【操作实例3】 （4）显示列 隐藏的列在需要时可以再显示出来。 （5）冻结列 在数据表视图中，冻结某些列字段可以保证在水平滚动窗口时，它们总是可见的。 【操作实例4】 设置“物品”表的格式 数据表默认的格式为水平方向和垂直方向显示银色网格线，白色背景。通过格式设置，可以改变数据表网格线的颜色与形状、边框的形状、背景色。 【操作实例5】 改变“物品”表显示数据的字体，使数据显示的更美观、清晰、醒目 4.2. 操作表 对数据库中的表，有时需要进行一些必要的操作，例如，查找或替换指定的数据、给表中的数据排序、筛选符合指定条件的记录等。 本节的任务就是掌握Access提供的快速简便操作数据的技巧。 4.2.1.快速查找表中的数据 问题的提出 数据库的表中存放的数据很多，如果用户想找某一具体数据可能非常困难如何才能在众多的数据中方便、快速地找到所要的数据呢？ 介绍两种快速从表中查找数据的方法。 【操作实例6】通过定位器查找“物品”表的4号记录 【操作实例7】通过“查找”对话框在“物品”表查找物品名称为“光驱”数据 归纳分析 如果用户知道要查找数据所在的记录号，可通过定位器查找记录。 如果不知道数据的记录号，可以使用“查找”对话框，只要在“查找”对话框输入要查找的数据内容即可。在“查找内容”框中输入Null可以在表中查找空值。 4.2.2.简便替换表中的数据 问题的提出 如果需要修改表中多处相同的数据，一个一个修改即麻烦又浪费时间，可能还会遗漏。有没有办法将它们一次解决呢？ 【操作实例8】 使用替换功能将“物品”表中“当前库存量”字段中的空数据替换为8 归纳分析 使用Access的“替换”功能，可以自动查找所有需要修改的相同数据并可用新的数据替换它们，一个不漏。 4.2.3.快速按顺序排列表中的记录 问题的提出 在向表中输入数据时一般是根据时间顺序进行输入的。但在使用表中的数据时，如果希望数据能按一定要求来排列，例如，学生成绩按分数高低排列，物品按购买日期排列该如何实现呢？ Access具有“排序”的功能，可以快速地重新整理表中的数据，按序排列。 【操作实例9】在“物品”表中按字段对记录进行排序 操作步骤：