客户投诉处理程序（中上海）.doc

客户投诉处理程序 编制 日期 审核 日期 批准 日期 流 程 要 素 流程目标： 流程时间要求 流程监控点数目 流程主要责任岗位 流程涉及职位数目 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人  1.目的： 为满足公司多项目开发和专业化方向的需要，规范公司客户投诉处理的流程，使投诉能得到及时有效的处理。 2.适用范围： 本制度适用于公司所有的顾客投诉的处理。 3.术语和定义： 3.1投诉的定义 投诉指客户认为，由于我们工作上的失职、失误、失度、失控伤害了他们的自尊或损害他们的利益，及没有满足其合理需求而向管理人员或有关部门提出的口头或书面意见，其中也包括客户对我们工作的期望。 3.2客户主要分类 3.2.1业主、准业主； 3.2.2已向万科表示出购房意向的目标客户； 3.2.3售楼活动和物业管理工作中的其他接触对象； 3.3客户投诉内容主要类型 3.3.1工程质量类投诉：指对房屋工程质量方面的投诉。 3.3.2规划设计类投诉：指对总体规划、公共设施、建筑主体、住户设计及居住性能等方面的投诉。 3.3.3销售管理类投诉：指对销售承诺、销售执行过程及售后办证过程引发的投诉。 3.3.4 物业管理类投诉：对物业管理服务的投诉。 3.3.5 客户服务类投诉：指对员工工作态度、工作质量等方面的投诉。 3.3.6 其他类投诉：由于合作伙伴、社会环境原因引起的投诉。 4.职责 4.1客户服务中心 4.1.1 对有效和无效投诉的定性 对涉及投诉定性的问题, 客服专员难以确定的,应在受理后4小时内连同专员基本处理意见报客户服务中心。 客户服务中心根据实际情况独立或咨询相关领导进行确定,并于4小时内答复客服专员。 4.1.2处理从客服专员转来的重大投诉或咨询 对于从客服专员转来的重大投诉或咨询,客户服务中心应该在24小时内根据专家顾问团的意见将初步处理情况回复客户,同时知会相关客服专员负责跟进落实情况。 4.1.3统一回复网上投诉论坛的帖子、投诉信箱的邮件 4.1.4负责投诉处理结果的收集、投诉日报的整理 4.1.5组织客服专员交流会，对月工作进行总结、交流与分析。 4.1.6对客户服务专员的工作表现进行季度考评. 由客户服务中心根据有效投诉的处理结果统计以投诉关闭率为基本指标对各客服专员的工作情况进行评比. 4.1.7向专家顾问团及相关领导作季度投诉处理专题汇报。 根据统计记录对与各部门相关的投诉做季度评估,并将信息传递给相关部门负责人. 4.2项目部客服专员 4.2.1 在项目入住前对即时发现的工程质量问题协同相关人员进行整改. 4.2.2入住前参与项目入住工作的准备工作,掌握客户的基本信息. 4.2.3处理入住后保修期内的相关工程投诉,制定解决方案,落实具体措施,协调施工单位做好维修工作。 4.2.4配合物业客服专员开展相关客户投诉的解释及咨询工作。 4.3物业管理部客服专员 4.3.1 负责房屋入住后客户投诉、咨询的处理,协调相关投诉在公司内部各环节的流转处理，并负责给予客户及时的回复, 进行日报制作报客户服务中心. 4.3.2 对于紧急情况或重大投诉和咨询, 物业管理部客服专员应该在受理后4小时内报送客户服务中心,并根据客户服务中心回复的处理方案负责具体处理和跟进. 4.3.3积极配合客户服务中心开展提高满意度的系列活动，保持和客户的紧密联系，及时反映客户的潜在需求。 公司相关职能部门 为客服专员及客户服务中心受理的相关投诉、咨询提供专业上的支持，并将信息及时反馈到客户服务中心，各部门的第一负责人为本部门投诉处理的当然责任人。 5.工作程序 5.1投诉处理原则 5.1.1宗旨 站在客户的角度，兼顾公司的利益，寻找处理问题的平衡点，尽最大可能解决客户实际问题，提升客户满意度，收集客户信息，改进自身工作。 5.1.2基本原则 及时准确原则：对投诉及时做出反应，并在规定的时间进行有效处理，不能及时处理 完毕的应按时跟进进展情况，并适时通知客户。处理要准确有效，避免反复投诉，处理过程 中的信息要收集，结论要准确。 诚实信用原则：注重承诺和契约，有诺必践；处理问题应以能够公诸于众为标准，不 暗箱操作；为保证诚信原则的贯彻，应注意不承诺能力以外的事情，不轻易承诺结果。处理 结果应认真履行，关注结果，跟踪回访。 专业人性原则：以专业标准要求自己，对客户体恤、尊重；协调专业部门从专业角度 处理问题，做到实事求是、有根有据，维护公司专业形象。同时也要从人性化角度出发，尽 可能多给予客户方便，多为客户着想。 5.2投诉受理 5.2.1投诉受理应予以文字记录，以保证其可追溯性。 5.2.2客户服务中心