10 办公用品用具管理办法.docVIP

台州博业机械有限公司 Taizhou bo industry machinery Co., LTD 行政/后勤管理制度汇编BY/QGZ-10-2011 办公用品用具管理办法 1. 为了进一步规范公司办公用品用具的管理，严格控制办公用品用具费用，厉行节约，提高办公用品用具利用率，确保其合理配置和有效使用，结合公司实际，特制定本办法。 2. 办公用具的管理 2.1 办公用具的分类：办公用具包括办公设备、家具等。办公用具根据其资产管理类别可分为固定资产类和非固定资产类。 2.1.1 固定资产类是指能独立使用，价值在1000元以上（含1000元），使用年限在一年以上（含软件）且能独立完成某项具体功能的物品。如日常使用的办公设备包括电脑、传真机、打印机、复印机、各类网络设备、空调、投影仪、照相机、摄像机、扫描仪等; 2.1.2 非固定资产类是指价值在1000元以内，能长期保持原有物质形态的有价物品。如日常办公用品（含印刷品）和保证公司工作生活所需的各类家具，包括各类办公桌椅、橱柜、床、沙发、会议桌、茶几等；用于改善和丰富公司员工业余生活的设施，包括电视机、VCD机、功放机、音响、各种球类等娱乐用具以及饮水机、电话机和Ｕ盘等日常用品。 2.2 管理职责分类 按照归口管理、分级负责的原则，对办公用具进行管理。行政部负责公司办公用具的管理，并对办公用具的申报计划、登记、调配、保管、维护和报废处理进行动态控制；各部门、车间应落实专人负责本部门办公用具的计划、申报、领用管理。 2.3 办公用具的申报程序 2.3.1 各部门、车间向行政部提出购买计划，依程序审批后，由行政部汇总采购。申报程序为：申请部门填写《物资采购计划表》，交行政部按照规定的程序审批之后，方可实施采购。如有特殊情况急需购买的办公用具，经有关领导同意后可通知行政部提前购买，再行补办手续; 2.3.2 各部门在《物资采购计划表》中必须注明详细的品种、规格、数量与用途等，以便于购买。 2.4 审批权限及购置按公司《物资采购报销管理办法》执行。 2.5 办公用具的验收 办公用具购置后，由公司办、供应处及申请采购部门联合组织验收，验收合格后方可按公司费用报销程序报销。 2.6 办公用具的登记管理 行政部负责登记入册，必须按固定资产类和非固定资产类分类建立公司《办公用具管理台帐》，并对配置的办公设备和家具，应标明使用部门、编号、使用者以及购置日期等内容，对实物建立管理卡片，做到帐、卡、物相符。 2.7 办公用具的领用 2.7.1 购置的办公用具入册登记后，由行政部按照《物资采购计划表》通知各申请部门领取; 2.7.2 各申请部门应到行政部办理领用手续，由领用人在《办公用品管理台帐》上进行签字确认，然后由领用部门分发到使用人，并明确部门管理责任人。 2.8 办公用具的使用管理 2.8.1 对于闲置而尚有使用价值的办公用具，由行政部集中存放，统一保管，并定期检查，做好防火、防盗、防潮及防虫工作; 2.8.2 对于电脑、打印机等办公设施应按照公司《计算机管理办法》的规定，指定专人管理，专人维护，原则上非操作人员禁止使用; 2.8.3 按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，各部门对所配置的办公用具负有安全使用和精心保管的责任，采取必要的防护措施延长其使用寿命，达到正常的使用年限，必须防止办公用具被盗、挪用、污染及破损; 2.8.4 对于办公桌椅、书柜等办公用具，使用者应按公司“5S”管理办法的要求定期清扫擦拭，保持整洁；对于电脑、空调等办公设施，必须严格参照使用说明书正确操作，在离开或下班时应随手关闭电源，如不经常使用的电器，应及时拨掉电源插头，以延长其使用寿命，节约电能; 2.8.5 如员工离开公司或更换岗位不需要使用相关办公用具时，应及时退回其办公使用的计算器和Ｕ盘等耐用办公用具，由行政部登记备案后再行分发使用。 2.9 办公用具的维修管理 办公用具在使用过程中因质量问题出现损坏的，报行政部审核，由行政部负责协调并联系维修，如不在保修期内的，可由公司承担相关的维修费用；办公用具在使用过程中因人为原因出现损坏的，由行政部负责协调联系维修，由管理部门及使用责任人承担相关的维修费用。 2.10 办公用具的报废处理程序 2.10.1 办公用具因正常使用期限到期而报废的，由使用部门填报《办公用具报废申请表》，交公司行政部，经总经理审批同意后，方可进行处置; 2.10.2 经审批后同意报废的办公用具，原则上在财务部监督下，由生产部按要求进行处置，如能在废旧回收处变卖的，所得款项必须如实上缴公司财务部; 2.10.3 办公用具的报废条件： 2.10.3.1 技术严重落后，耗能较高，效率较低的办公用具； 2.10.3.2 已达到或超过使用年限和规定期限，主要部件存在严重缺陷和故障，已不能修