电子文档格式规范.doc

电子文档格式规范 为了保持学生会电子档案格式的统一，便于办公室进行管理，学生会所有电子档案均执行统一的格式要求。现制定学生会文档规范如下： 1、文件要求 为保证兼容性，所有交给学生会办公室的文件必须采用Word 97-2003 或Excel 97-2003的格式编辑，Word / Excel 2007版本所使用的格式必须转换成Word/Excel 97 -2003的格式才能提交给办公室或相关部门； 2、页面要求 采用A4纸张，页面边距设置为上下各2.5cm，左右各2.75cm（有特殊要求的除外）； 3、标题要求 文档的主标题一律使用“宋体、小二号、加粗、居中”格式；如文件中有附件或表格，则其标题按照主标题的格式调整； 4、正文要求 正文格式设置为“仿宋、四号、不加粗”。所有文字、标点均使用全角字符。如果正文中包含表格，表格中的内容可以以排版美观为目的灵活调整其字体大小，但字体样式必须按以下格式设置：表格的表头“宋体、加粗”，表格内容“仿宋、不加粗”，表格中的所有内容必须居中对齐；如果正文段落前有小标题，其格式只需要相对本段正文加粗； 5、段落格式 段落为首行缩进两字符，行距可根据段落情况灵活调整，不做统一要求，但必须保持文档内部的相对统一； 6、段落编号 一级段落编号为“一、”、“二、”……，二级段落编号为“1、”、“2、”……，三级段落编号为“（1）”、“（2）”等等，一般不使用四级段落编号。相同的编号段落之间通过分号分隔，最后一段用句号结束。为方便调整格式，请取消“段落自动编号”功能，方法如下：“工具”菜单——“自动更正选项”——“键入时自动套用格式”选项卡——取消“自动编号列表”条目； 7、落款要求 落款必须使用部门全称，日期使用“YYYY年MM月DD日”右对齐（须使用“右对齐”功能，不允许通过空格键调整）的样式。 8、适用范围 学生会的各种常用文档，如工作计划、工作总结、调查报告、活动流程、活动方案等；红头文件、活动通知等文件按照各自要求调整格式。 附：红头文件拟定流程 1、各部门部长活动前起草相应红头文件； 2、分管副主席审阅，确保内容无误； 3、办公室进行格式调整； 4、各部部长或分管副主席把文件交团委老师审阅，进一步修正后交团委（副）书记进行最后审批； 5、各部部长将修改后的文件给办公室做最后的校正； 6、办公室打印该红头文件并上传至北极星、学生会网站； 7、办公室盖章、存档。