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案卷的整理 案卷整理流程 第一步：分类 1、分年度 根据文件形成和处理的年度将其分开，以每年1月1日至12月31日为一自然年度。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 2、分组织机构 将文件按其处理部门或承办部门分开进行整理立卷，即按违法事例组织机构进行分类立卷。分问题：将每一个机构内的文件，按照文件内容所反映的问题来分类。 3、分保管期限： 分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。各村依据《湖南省水行政处罚归档范围和文书档案保管期限表》进行分类。在分类过程中，应特别注意：1、遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联 系出发客观地予以分类。2 、分类方法结合使用。各行政村采用年度——组织机构 ——保管期限的复式分类法。4、文件组卷：文件组卷，指将“同类”文件中的各单份文件按其共同特征和主要联系，组合成一个个案卷。文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。 可以采用“六特征”组卷法和文件类型立卷法。 第二步：排列文件顺序 卷内文件的排列，是指通过对卷内文件进行认真分析，寻找出它们之间的紧密联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。卷内文件常用的排列方法是按文件的时间先后顺序或重要程度排列。 第三步：卷内文件编号 卷内文件经过系统排列后，为了固定其顺序，应按排定顺序依次编写页号。以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编号。用铅笔将页号书写在页面的右上角；背面有字的，页号写在背面的左上角；空白页不编页号。 第四步：填写卷内文件目录 顺序号：指每份文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。3 文号：文件的发文字号。 责任者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。 题名：即文件的标题。一般应照实抄录。（自拟题名，填写时外加“［］”。） 日期：即文件的形成时间。页号：前面每件文件只填写第一页所在的号码，最后一件 写出文件的起止页号。备注：对卷内文件变化作说明之用。（文件取走或遗失，可在备注中说明） 第五步：填写卷内备考表 本卷情况说明：用以填写卷内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况。 立卷人：立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：完成立卷的时间。 第六步：填写案卷封面 1、加盖全宗名称章 2、填写机构名称 3、拟制并填写案卷标题： 拟写案卷标题要求：政治观点正确。文字精炼，表达 准确。基本结构力求完整。 4 案卷题名的基本结构： 作者（责任者）＋内容（问题）＋名称（文种） 时间：指卷内文件的起止年月。用阿拉伯数字表示。 保管期限：分为永久、长期、短期三种。 （页）数：卷内文件的件数和总页数。 归档号：填写案卷号。 第七步：装订案卷　　用棉线，采用三孔一线装订方法。去除金属物。补贴加边。对没有预留装订线位置的文件，加无字白纸边。对破损的文件要进行裱糊。折叠对齐。装订时应以下齐、右齐为准。 第八步：编制案卷目录 1、排列案卷：按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列，每一种期限之下按组织机构排列。 2、编制案卷号：按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与年度之间相互衔接、连续。 3、编制案卷目录：案卷目录塑料皮、目次表、案卷目录，页码。 4案卷号：填写时， 5 隔年断页。案卷标题：按照案卷封面填写。 年度：用阿拉伯数字填写。 页数：按照案卷封面填写。 期限：永久、长期、短期 备注：需要说明事项 每一页目录抄写完成后，在右下角编页号。 抄写目次表目次表 填写装订封皮，例图： XX水字〔 〕第 号 案 　由： 案件名称： 处罚结果： 以执行情况、或者未执行 立案日期： 年 月 日 结案日期： 年 月 日 归档日期： 归档编号： 保管期限：（永久、长期、短期三种） 承 办 人：（需填写承办此案卷的二人名字） 本卷共计 XX 页 立卷人：整理案卷人员名字