邮件撰写及使用规范精简.docVIP

邮件撰写及使用规范 A邮件附件 1.附件应在正文里提示收件人查看附件 2.?附件文件应按有意义的名字命名，概括附件的内容，方便收件人下载后管理 .?附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 .?如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 .?如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1.?只在必要的时候才使用英文邮件2.?尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 3.?对于一些信息量丰富或重要的邮件，使用中文。很难保证的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4.?选择便于阅度的字号和字体 中文用宋体或新宋体，英文用Verdana?或?Arial?字型，字号用五号或10号字即可。 结尾签名 ?1.?签名信息不宜过多 签名档包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息 引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 ?2.?不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 ?3.??签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 1.?及时回复Email 2.?进行针对性回复 3.?回复不得少于10个字 4.?不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 6.?主动控制邮件的来往 正确使用发送，抄送，密送 区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 1．?To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，应对邮件予以回复响应。 2．?而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，可以回Email。 3．?而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。? 5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6、转发邮件要突出信息 1、传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 2、广播功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。 （二）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 2、电子信件「标题」要明确且具描述性 　　 3、信件内容应简明扼要 　　 4、考虑他人计算机的容量 　　 5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存 　　 6、理清建议或意见 　　 7、避免使用太多的标点符号 　　 8、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 　　 9、于特定邮件中加上密码 　　 10、勿于学术网络上从事商业行为 　　 （三）养成良好传送习惯 　　 　1、注明送信者及其身分 　　 （1）：身分设计应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。 （2）：勿过度装饰自己的身分设计。 　2、遵守一般法律规定 　　 　3、勿任意或无心地浪费频宽 　　 　4、小心附件功能的使用 　　 　5、勿重复传送同一讯息 　　 　6、定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示 　　 （四）三思回复内容 　　 　　1、勿期盼他人会立即回复你的信件 　　 2、他人回复信件的时效性做过分期许。 　　 　 3、情绪高涨时避免立即回复讯息 　　 　　4、谨慎处理恶意中伤的邮件 　　 　　5、阅读信件时应设法理清建议与意见 　　 　　6、避免非相关主题性的言语 　　 　　7、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见 　　 　　8、确认将要回复的对象是谁 　　 　　9、切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者 　　 　　10、考虑替代性的沟通管道