科技档案：海南电网建号附件 海南电网公司建设项目档案管理工作手册.doc

附件二： 海南电网公司建设项目档案管理工作手册 （试行） 一 项目文件现场保管 项目管理部门在工程立项后必须配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，存放档案的档案库房应坚固实用，并具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，并符合“三铁”的要求（铁门、铁窗、铁柜），确保项目文件的安全。 二 项目文件收集归档 项目文件材料收集的基本原则、要求和方法 1 收集原则 归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。 2 收集要求 2.1 文件材料必须收集齐全、完整。 2.2 文件收集的质量要求。 2.2.1 归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。 2.2.2 归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。 2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。 3 收集对象 包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带等。 4 收集方法 4.1 拟定案卷主题及分类号 收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)，参照《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》拟出案卷主题，拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。 4.2 建立归档文件关联表 归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即项目建设各有关单位（规划部、工程部、物资部门）在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。 归档文件关联表 序号 责任者 文号 文件题名 页数 档号 备注 5 电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表 分类号 案卷题名 归档文件 保管期限 收集 单位 建设 单位 施工 单位 设计 单位 监理单位 运行单位 82 架空线路工程 820 工程建设文件 8200 凭证、合同、协议 8200 项目投资规划审批文件 工程项目投资许可证、规划许可证、建筑工程施工许可证、工程建设报告及批复 永久 长期 建设、设计单位 8200 环保安全卫生等专项审批文件 环境保护、劳动安全、卫生等专项申请、批复 永久 长期 建设、设计单位 8200 线路工程勘测设计、施工、监理、测试合同 线路工程勘测设计、施工、监理、测试、竣工图编制的证明书、合同文件① 永久 长期 长期 长期 建设、施工、设计、监理单位 8200 线路建设用地补偿问题文件 线路对电信线路影响、林业、用地、青赔等问题改造维护、砍伐、承包费用的协议 永久 建设单位 线路走廊、塔基占地、拆迁、林木砍伐等补偿文件、协议、合同等 8200 线路工程招投标文件 线路工程招投标文件②、中标通知书 永久 永久 长期 永久 建设、施工、设计、监理单位 8200 设备、材料招投标文件 线路金具、导线、塔材、绝缘子招投标文件② 长期 建设单位 8200 设备、材料订货及供货合同 线路金具、导线、塔材、绝缘子、避雷器等设备订货及供货合同 长期 建设单位 8201 可行性研究、原始调查材料 8201 总体规划、方案及可行性研究报告 总体规划设计、方案设计 永久 长期 建设、设计单位 可行性研究报告及其评估、审批文件、会议纪要 8201 路径审批文件及其合同、协议 与规划、土地、林业、公路、铁路、邮电、军事设施、环保、航道管理、建设等有关部门签订的合同及协议 永久 长期 建设、设计单位 8201 初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸 初步设计对邻近电信线路影响及防护措施说明书、图纸 永久 长期 建设、设计单位 8201 地质勘察测绘文件 地质勘测报告及成果表 永久 永久 建设、设计单位 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 8201 地形、地貌、水文、气象、地震等文件 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 长期 建设、设计单位 水文、气象、地震等其它设计基础 8202 设计任务书、初步设计 8202 初步设计阶段文件材料 设计任务书、计划任务书及其审批文件、技术设计审查 永久 永久 建设、设计单位 工程初步设计及其审批文件