3.17采购部作业流程.docVIP

文件名称 金华唯品纺织制造有限司 采购作业流程 文件编号 wp2013-c-001 编制部门 编制 审核 批准 实施时间 从2013-2-1开始实施 版本/页数 A0/共4页 采购流程图： 1、“原辅料包材配件”申购部门经理签字后交采购部采购 2、办公用品交行政部汇总副总总经理签字后交采购部采购 3、固定资产的申购交副总、总经理审批后交采购部采购 合格 合格 不合格品 品管经理评审 二、流程图说明： 申购部门填写申购单： 原则上，谁用谁申购。申购部门由专人填写申购单（一式三联：申购部门一联、采购员一联、采购经理一联），由申购部门第一负责人审批签字，审批人对申购的材料名称、数量、规格、品牌、库存数量等的正确性负有审批责任。. 申购单上应有仓管员签字确认库存数量。 送采购部采购： （1）原辅料包材配件采购： 申购人将申购单递交采购部，并由采购经理签字确认采购内容，采购部主要负责审核申购单填写是否规范，如名称、规格型号、数量、品牌、库存数量、到货日期、申购部门经理是否签字等。 （2）办公用品采购： 申购单交行政部汇总，汇总后交副总经理、总经理审核，然后由行政部交采购部购买。办公用品实行定期集中采购。 （3）固定资产采购： 固定资产申购单送副总经理、总经理审核并签字批准，然后送至采购部门。 （4）申购单的传递及保管： 采购经理审核确认后，其中一联返还申购部门，采购员领取一联，另一联采购经理存档。 采购员联系供应商： 采购员接到申购单后应仔细看清楚，对不合理的申购应提出异议，如申购物资名称、规格型号、品牌、数量、质量要求、申购期限等。 采购员根据申购单选择供应商，首先在已有的合格供应商中选择，如没有合格供方则重新选择新的供应商，同时根据市场行情的调研，积极的同供应商谈判并最终达成订货意向或订单。 4、订单合同审批： ①采购员将与供应商初议的订单或合同交采购经理审核。如审核通过则进行入下一步流程，否则退回重新洽谈选择。 ②生产性物料采购额在##元以下的，经采购经理批准后，采购员直接执行订单或合同。采购额在##元以上的，交副总经理、总经理评审签字同意后执行。 ③非生产性物料，单批次采购金额超过##元以下，经采购经理批准后，采购员直接执行订单或合同。采购额在##元以上的要经副总经理、总经理批准后才执行。 ④凡提价的物料，要经过副总经理、总经理批准。 ⑤固定资产的合同，要经过副总经理、总经理批准。 ⑥新供应商的第一次供货合同，采购额在##元以上的要经副总经理、总经理批准后才执行。 订单合同审批后，由采购员传真给供应商。并同时复印一份给采购经理。 5、采购到货计划： 各采购员制订每周到货计划，交采购经理审批后交仓库、品管部门经理、生产经理、副总经理各一份，以便相关部门作好生产准备工作。到货计划要写清何时进货，进货名称、数量、规格及供应商名称等。 为避免忘记，每个采购员都要将每周的到货计划写在办公室的白板上，以便提醒自己不要忘记跟催供应商。每个采购员一块白板专用于写周到货计划及每天工作计划。 采购员负责跟催到货。 发出订单或签订合同后，采购员要跟催订单合同落实情况。如有异常，要想办法补救。 到货验收 由品管验收质量，质量合格了仓管才能入库。品管员要在入库单上签字确认质量状况。 采购员根据检验结果决定办理退货或入库。 （1）办理入库手续。 质量合格办理入库手续。特采的物料必须经品管经理批准才能办理入库手续。 （2）办理退货手续： ①检验部门对不符合公司质量要求的，且不能办理让步接收或折价使用的物资应作退货处理。 ②采购员将公司检验部门的检测结果反馈给供应商，对不合格品要尽快退货。 采购员整理发票进入票据审批流程。 （1）、报账流程： 取得入库单、发票、合同或订单 填写报账单 审批 出纳付款 （2）、流程说明： ①、取得入库单、发票、合同或订单 A、入库单 采购员必须在仓管员处取得入库单，入库单上必须有仓管员、品管员、采购员签字确认，并注明数量、名称、供应商名称、入库日期、质量状况等。 不合格品，如需特采，必须经品管经理签字确认。 B、发票 采购员应取得供应商的的发票（增值税票、普通发票或收款收据）。以便作为付款依据之一。 C、合同或订单 采购员报账时，应把该批物料的合同或订单作为报账附件。 ②、填写专用付款申请单 采购员根据入库单、发票、合同或订单填写专用付款申请单。专用付款申请单上应填写清楚：购买的货物名称、数量、单价、总金额。如是未付款，还要注明应何时付款。 填好后自己要写上经手人自己的名字。然后把入库单、发票、合同或订单作为附件粘贴在专用付款