erp操作手册1——第一部分-采购业务操作手册.docVIP

第一部分 采购业务操作手册 采购业务是物料进入公司的源头，也是公司成本控制的源头。总体流程：采购订单 采购到货单 采购入库单 采购发票 采购结算，供应商提供发票后，交财务办理采购结算。涉及系统单据：采购订单、到货单、检验单、采购入库单、采购发票、采购结算单等。 一、采购订单业务处理 按照目前ERP业务流程规定，采购订单由采购人员输入系统，经规划部审核生效后作为整个采购业务的源头数据。 公司目前的采购订单是 字段名称 内容说明 备注 合同编号 与纸质合同等文档一致。 订单编号 系统按规则自动生成。 供应商 选择订货供应商。 采购类型 选择采购的类型。 业务员 采购业务员 订单日期 应与合同一致。 采购部门 采购人员所属部门。 备注 可输入必要的注释。 唯一可自由输入的内容。 存货代码 输入（粘贴）或选择。 只接受已有档案的数据。 数量 如果不正确可以修改。 原币含税单价 输入采购含税单价。 税率 默认17%，如有不同须修改。 计划到货日期 选择需要供应商送货的最晚日期。 订单保存：对输入内容确认无误后，单击〖保存〗按钮保存订单。 批量导入：为解决大批数据输入问题，系统开发了批量导入功能，用户根据规定的EXCEL数据格式准备数据，在订单输入界面点击〖提取〗按钮，按系统提示完成相应的操作，即可导入表体数据。 订单修改：已经保存但未审核的订单，点击菜单〖修改〗按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。 订单删除：已经保存但未审核的订单，可点击菜单〖删除〗按钮直接删除。 草稿使用：在填制采购订单时，如果对输入内容不确定或仅拟作为草稿暂存，以便修改或防止单据保存后误审，点击〖草稿〗按钮的，再点击〖保存草稿〗按钮，即可将当前单据保存为草稿。 如需将草稿转为正式订单，点击〖草稿〗按钮的，再点击〖打开草稿〗按钮，选择已保存的草稿，对单据进行相应修改，确定正确无误后，保存订单。 模板使用：为减少相似单据重复录入，可将单据的内容保存为模板。点击〖模板〗按钮的，再点击〖保存模板〗按钮，即可将当前单据保存为模板。 再次填制类似采购订单时，只需点击〖增加〗—〖模板〗按钮的，再点击〖打开模板〗按钮，选择所需要的模板，并在现有模板的基础上对单据进行相应修改，确认无误后，保存订单即可。 2．查询、定位采购订单 菜单路径：供应链—采购管理—采购订货—采购订单列表（见下图）。 双击打开“采购订单列表”过滤界面。 输入查询条件，单击〖过滤〗按钮，系统开始查询，显示如下采购订单列表: 双击需要的采购订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。 在查询已关闭的采购订单时，需要在查询条件中，将 “是否关闭”选为“是”，才能查到相应单据；否则，系统默认为“否”，无法查询已关闭单据。 采购订单查询、定位也可以通过点击{采购订单}页面的菜单〖定位〗按钮进入{采购订单列表}过滤窗体，其它操作同上。 还可以通过{采购订单}页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。 3．采购订单审核与弃审 订单审核：订单输入系统以后，规划部审核人员登录系统，查找定位单据，依据纸质采购合同或市场采购单、零星采购单等，逐一核对订单内容，确认无误后单击菜单〖审核〗按钮，订单生效。 订单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的采购订单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入{采购订单}页面，点击〖弃审〗按钮即可。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部审核人员完成。 3．审核后订单修改 菜单路径：供应链—采购管理—采购订货—采购订单（同上）。 订单弃审：由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见“订单弃审”。 订单修改：采购人员单击〖修改〗按钮后，修改订单内容。 改后保存：采购人员在修改完成后，单击〖保存〗按钮即可。 改后审核：单击〖审核〗按钮（规划部审核）。 4．审核后订单变更 对于已经审核生效且已执行的采购订单，如需修改，则必须进行“变更”。同样有具有单据变更权限的人员，定位到需要修改的采购订单，单击〖变更〗按钮，进行订单修改，确认以后点击〖保存〗按钮即可（不需审核）。订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。 注意事项： ⑴ 只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、等内容进行修改操作，表头备注内容可修改，其它项目均不可修改。 ⑵ 可以增行，未执行的订单行可以删除。 ⑶ 已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量（主辅单位数量）不得少于订单累计到货量（到货单保存即被确认）。如拟采购钢板1000Kg,已经累计到货500Kg，只可将订单内容变更为500Kg以上，否则