办公设施管理规定1.docVIP

HNZY 湖南中烟吴忠卷烟厂 HNZY/WZ/GL-QT-27-a.2 办公设施管理规定 （征求意见稿） 2012 - 08 -07发布 2012 - 08 - 08实施 湖南中烟吴忠卷烟厂发布 前言 本标准依据公司HNZY/GL-JC-03-b.0《标准的结构和编写》所规定的规则而起草。 本标准与前一版相比，除编辑性修改外，主要技术变化如下： 将文中“财务审计部”全部更改为“财务管理部”（包括附录“办公设施异动通知单”和“办公设施维修申请单”）； 将4.2条款改为“办公室负责办公设施的管理和质量把关；参与购置过程中的询价和谈判”； 修改5.1.1和5.3.2条款。 修改了5.2.1条款的内容。 删除了5.2.3条款。 增加了第6章办公设施的验收、登记内容。 本标准由吴忠卷烟厂标准化委员会提出。 本标准归口。 本标准由李朝批准。 本标准主要起草人：顾林 HNZY/WZ/GL-QT-27-a.0 2008-05-25发布，2008-06-02实施。 HNZY/WZ/GL-QT-27-a.1 2012-08-07发布，2012-08-08实施。 办公设施管理规定 范围 本标准规定了办公设施的管理要求。 本标准适用于本厂办公设施的采购、管理、维修等工作。 规范性引用文件 无规范性引用文件，保留本条款的目的是保持本公司标准结构的一致，便于今后的修订。 术语和定义 无术语和定义，保留本条款的目的是保持本公司标准结构的一致，便于今后的修订。 职责 物资配送部负责办公设施的购置。 办公室负责办公设施的管理和质量把关；参与购置过程中的询价和谈判。 各部门负责建立本部门办公设施台帐及使用管理。 财务管理部负责每年对办公设施监督管理。 工作程序及要求 办公设施分类 办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、等物品。 办公家具：包括办公桌椅、会议桌、文件柜等物品。 办公设施采购 办公设施的采购，由物资配送部按照管委会批复的采购方式统一购买。每年年由各部门提出下一年度购买需求，提交汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算，经财务管理部复核报审根据年度办公设施购置计划，由使用部门提出书面，经与财务管理部会审，报批准后，归口购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报批准后实施。 办公设施的管理 办公设施编号办公设施实行编号管理，由会同财务管理部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。 编号办法 编号形式为：英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。 办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑打印机传真机等物品）； 办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，文件柜等物品）。 办公设施标牌制作 统一定制的办公设施牌，标牌的内容包括：英文标识 + 分类符号+ 计算机代码。 标牌的材料为即时贴，由会同财务管理部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。办公设备安装、调试、维护、保养、管理由指定专人负责由各使用人负责保管。办公设施的异动管理 办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经与财务管理部会审，由财务管理部审核确认并报批准后方可办理相关手续。 办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经与财务管理部会审，报批准后实施。 按规定程序发生的办公设施异动，应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写办公设施异动通知单，财务管理部应在手续完成后的三天内根据办公设施异动通知单作相应的帐务处理。 涉及办理产权登记的办公设施，由负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。 办公设施的维修 由使用部门提出维修计划并填写办公设施维修申请单，经与财务管理部会审， 500 元以下维修费用，报批准；500 元以上报批准。 重大办公设施的原始发票复印件由负责妥善保存，做好登记帐。? 因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。 与财务管理部应每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设施清理情况专题报告领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。 HNZY/WZ/GL-QT-27/01.1 办公设施异动通知单 办公室 二年 HNZY/WZ/GL-QT-27/02.1 办公设施维修申请单 办公室 二年  （规范性附录）办公设施异动通知单 时间： 年 月 日 HNZY/WZ/GL-QT-27/01.1 设备名称 设备编号 原使用部门